Werken bij gemeenten als bestuurssecretaresse

Werken bij gemeenten als bestuurssecretaresse

Werken als bestuurssecretaresse betekent een sleutelrol vervullen in de ondersteuning van de gemeentesecretaris en het college van gemeente. Jouw talenten en werkgeluk staan bij ons voorop.

Wat ga je doen als bestuurssecretaresse?

Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel tussen het college van Burgemeester & Wethouders, de interne organisatie, externe organisaties en inwoners. Je ondersteunt samen met een collegasecretaresse de burgemeester in zijn werkzaamheden en zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de complexe agenda. Je zorgt voor de benodigde stukken bij overleggen en bewaakt een goede voorbereiding. Hierbij wordt veel gewerkt met iBabs. Het bestuurssecretariaat is het eerste aanspreekpunt voor de burgers in onze stad en de externe organisaties die via telefoon, e-mail, of brief contact zoeken. Op het bestuurssecretariaat hanteren we een uniforme werkwijze, zodat iedereen elkaar naadloos kan vervangen.

Van jou wordt verwacht dat je goed in staat bent om als een spin in het web, zelfstandig en onder hoge tijdsdruk invulling te geven aan je taken. Als bestuurssecretaresse zie je toe op een correcte afhandeling van vragen en beheer je het werkarchief van de burgemeester. Je vormt samen met de collegasecretaresse die voor de burgemeester werkt een goed geöliede machine.

Jouw functie als bestuurssecretaresse heeft effect omdat…

Er altijd ruimte is voor eigen ideeën. Zo zorg jij als georganiseerde bestuurssecretaresse voor een passende en vernieuwende dienstverlening. Het accent van jouw werkzaamheden ligt op de ondersteuning van de gemeentesecretaris.

Verder houd jij je bezig met het:

· leveren van een bijdrage aan de verdere digitalisering en het verbeteren van administratieve werkprocessen;

· verrichten van representatieve taken, waarbij je onder andere bijeenkomsten en activiteiten organiseert, zorgt voor logistieke planningen en bezoekers ontvangt;

· verrichten van overige secretariële en administratieve werkzaamheden.

Je bent een energieke persoonlijkheid, proactief, integer en toegewijd. Je bent organisatiesensitief: je ziet snel waar knelpunten dreigen te ontstaan, welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk. Jouw gevoel en oog voor detail zijn goed ontwikkeld. Je spreekt anderen makkelijk en op een natuurlijke manier aan. De dynamiek van het werk vraagt erom dat je, indien noodzakelijk, flexibel inzetbaar bent.

Jouw achtergrond als bestuurssecretaresse:

• Minimaal MBO werk- en denkniveau;
• Ervaring in een vergelijkbare rol binnen één of meerdere gemeentes;
• Ervaring met Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel, Outlook).

• Soort dienstverband: Detachering (loondienst)
• Aantal uren per week: Zowel parttime als fulltime
• Inschaling: Gemeente CAO functieschaal 7 of 8 (max. 4244 bruto Euro);
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
• Een 13e maand;
• Vakantiegeld 8,33%.