Stevige adviseur bedrijfsvoering

Het Servicecentrum Drechtsteden is dé resultaatgerichte dienstverlener, die klanten ontzorgt door de ondersteunende taken zo gestandaardiseerd mogelijk uit te voeren en zorgt voor efficiëntie, continuïteit en kwaliteitsverhoging.

Als shared servicecentrum bieden wij de Drechtstedenorganisaties ondersteuning bij zowel beleidsvorming en advisering als bij uitvoerende taken op de volgende terreinen:

• ICT
• Facilitaire zaken & Documentaire Informatievoorziening
• P&O
• Financiën en Inkoop
• Juridisch Kenniscentrum
• Communicatie

Met ons vakmanschap, onze klantkennis & synergievoordelen ondersteunen we onze klanten integraal met de bedrijfsvoering, zodat zij beter hun kerntaken kunnen uitvoeren.

Binnen de Drechtsteden werken zes gemeenten vernieuwend en effectief samen. Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht trekken samen op, maar maken ook nadrukkelijk hun eigen keuzes. De gemeente Hardinxveld-Giessendam zal binnenkort ook officieel deel uitmaken van de Drechtsteden, die ‘Samen stad aan het water’ zijn. De regio is toonaangevend in de maritieme sector en heeft een strategische positie op de as Rotterdam-Antwerpen.

Als GR Sociaal gaan we voor een samenleving waaraan iedereen kan deelnemen. Waarin iedereen het gevoel heeft erbij te horen, waardering krijgt en zich nuttig voelt. Bedrijfsvoering is hierin onze ruggengraat. Ze is er om onze organisatie en medewerkers te laten floreren. Als partner van alle opgaven, levert ze een opgave-overstijgende bijdrage aan onze organisatiedoelen. Zowel op bestuurlijk als organisatorisch niveau en altijd in samenwerking met onze interne en externe partners. Om dit te bereiken is het essentieel om te weten wat bij onze inwoner leeft en om de business goed kennen. Daarom moeten de onderdelen van Bedrijfsvoering in verbinding staan met de rest van de organisatie, de gemeenten én met onze inwoners. De transitie om bovenstaande ambitie te bereiken is vorig jaar ingezet en vraagt na een jaar praktijkervaring en ontwikkeling om een verdere doorontwikkeling. Deze opdracht zien we daarmee niet als evaluatie van de ingezette beweging per 1 september 2023, maar als herijkingsmoment én kans. Een kans om versneld tot een passende inrichting te komen, om de inhoudelijke opgaven gericht en proactief te faciliteren en te helpen groeien, en om de betrokkenheid, bevlogenheid en bekwaamheid binnen vakteams verder te stimuleren. 

Voor Bedrijfsvoering ligt de focus op advisering in brede zin. Integraal en naar de primaire opgaven toe. Op strategisch, tactisch en operationeel vlak. Daarvoor moet de PDCA-Cyclus binnen de organisatie op orde zijn en moeten we als een netwerkorganisatie opereren, wat betekent dat we onze bedrijfsvoering meer naar buiten richten. Hiertoe zijn voor Bedrijfsvoering 3 doelstellingen geformuleerd, waarbij we ons ook hier bewegen naar een opgave-gestuurde en resultaatgerichte organisatie. Hierin werken we opgavegericht en in resultaatverantwoordelijke teams samenwerken. Bedrijfsvoering is tegelijkertijd een ander soort opgave is dan de inhoudelijke opgaven. Bedrijfsvoering biedt namelijk de ondersteuning voor alle andere onderdelen van de organisatie zodat die de publieke waarde mogelijk kunnen maken. Ook zorgt bedrijfsvoering voor de eenheid in een veelzijdige organisatie. De fusie naar de GR Sociaal brengt twee organisaties naar een nieuwe organisatie van een participatiebedrijf. Deze verandering in de bedrijfsvoering is daarbij nog niet meegenomen in de beweging richting de doelenboom. Het hebben van twee aparte bedrijfsvoeringen is echter niet wenselijk en zal in de komende periode samengevoegd moeten worden tot één opgave. Er is hier ook nog sprake van een verschil in focus, een verschil in inrichting en een verschil in aansturing tussen de beide onderdelen van bedrijfsvoering en vergeleken met de inhoudelijke opgaven. Zo is bij Drechtwerk de bedrijfsvoering georganiseerd in stafonderdelen die gezamenlijk de organisatie ondersteunen. Binnen de SDD bestaat de opgave Bedrijfsvoering zowel uit aparte vakteams per discipline als een eigen bedrijfsvoeringsteam per elke inhoudelijke opgave waarbinnen integraal wordt samengewerkt.

Een gestructureerde doorontwikkeling richting een passende bedrijfsvoering voor de GR Sociaal. Met de inwoner in het hart van de organisatie en werkend vanuit onze kernwaarden met leidende principes die voor alle vijf de opgaven gelden: We gaan voor een versterkte transitie van bedrijfsvoering om de huidige en toekomstige ontwikkelingen binnen het Sociaal Domein en de GR Sociaal adequaat te beantwoorden. Concreet luidt de opdracht, Het komen tot een advies- en (meerjarig) ontwikkelplan op het gebied van:

• Doelamtig en gericht meerwaarde creëren met Bedrijfsvoering;
• Wendbaar- en schaalbaarheid;
• Eenduidige sturing.

De hoofd- en deelvragen zijn:

1. Op welke wijze kan de Opgave Bedrijfsvoering verder worden getransformeerd tot een toekomstgericht en wendbaar organisatie-onderdeel, dat effectief en in samenhang de organisatie en business weet te faciliteren?

a. Hoe ziet een gefaseerde integratie van bedrijfsvoering SDD en Drechtwerk eruit?

b. Hoe blijft Bedrijfsvoering een gelijk- en volwaardig opdrachtnemer, adviseur en gesprekspartner op strategisch, tactisch en operationeel niveau?

c. Op welke wijze kan Bedrijfsvoering proactief bijdragen aan de (organisatie)ontwikkeling en leiding nemen bij verbeteringen?

d. Wat is ervoor nodig om Plan-Do-Check-Act-Cyclus binnen de organisatie op orde te brengen?

e. Welke transitie wordt er gevraagd om als bedrijfsvoering in zijn geheel te werken vanuit Public Value

f. Op welke manier kan het “Three lines of defence-model” het meest effectief worden geïntegreerd binnen de organisatie?

g. Hoe kunnen organisatie- en concernkaders en/of werken daarbinnen worden vereenvoudigd en een betere aansluiting

h. Hoe komen we tot een passende visie en strategie voor Bedrijfsvoering als geheel en per discipline om (nieuwe) uitdagingen en de toenemende complexiteit ook voor de langere termijn inhoudelijk te kunnen beantwoorden?

i. Welke vakdisciplines zouden versterkt moeten worden qua kennis cq. omvang of ontbreken nog binnen Bedrijfsvoering?

j. Hoe ziet een optimale aansluiting met de teams Strategie en Control eruit?

k. Hoe kan de dienstverlening en samenwerking met de Servicegemeente Dordrecht verder worden uitgenut?

l. Zijn afdelingen voldoende gericht op de samenwerking tussen de bedrijfsvoeringsonderdelen?

m. Welke randvoorwaarden dienen te worden ingevuld om wendbaar en vernieuwend te kunnen zijn als Bedrijfsvoering en als GR Sociaal?

n. Wat is een passende applicatie-rationalisatie en -consolidatie om de integratie en samenwerking te bespoedigen?

o. Hoe stimuleren we eigenaarschap en samenwerking binnen en tussen de verschillende vakdisciplines?

p. Wat is een passende inrichting om vakteams gericht aan te sturen?

q. Welke organisatievorm en taak- en rolverdeling is effectief en duidelijk om medewerkers voldoende zorg te bieden en te motiveren in hun ontwikkeling?

r. Hoe betrekken we medewerkers binnen de opgave en collega’s buiten de opgave om de transitie te adopteren?

s. Hoe zorgen we voor een verbeterde collegiale verbinding binnen Bedrijfsvoering en de gehele organisatie kijkend naar de huidige situatie van werken op meerdere locaties en hybride werken?

t. Hoe creëren we begrip en sponsorship bij directie voor de opdracht en doorontwikkeling die ons voorstaat.