Sr. Management Assistent | Hogeschool Utrecht
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Utrecht |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Mireille Nunen 030-276 71 87 |
Informatie
Ben jij een doortastend en professioneel organisatietalent en ben je gewend te werken op topniveau? Dan zoeken wij jou! Als Senior Managementassistent ben je één van de professionele ondersteuners van de leden van het College van Bestuur (CvB) van Hogeschool Utrecht.
In deze functie heb je als belangrijkste taak het beheren van complexe en continu veranderende agenda's van de leden van het College van Bestuur (70%). Je werkt nauw samen met drie collega's op het bestuurssecretariaat en andere collega's binnen de Bestuursdienst. Jij voert de regie, hebt de touwtjes in handen en met jouw zelfstandige en proactieve aanpak zorg je ervoor dat het CvB-lid altijd goed voorbereid naar afspraken gaat. Je handelt e-mails efficiënt af, waarbij je regelmatig afstemming zoekt met collega's. Daarnaast ondersteun je bij bredere werkzaamheden en activiteiten van de Bestuursdienst, waardoor je een belangrijke schakel in het team bent. Je werkt in een hecht en collegiaal team op locatie, met een vaste werkdag op vrijdag en een wekelijkse werkoverleg op dinsdag. Je bent hierbij fysiek op kantoor aanwezig.
Jouw overige werkzaamheden kunnen zijn:
- Naast de inbox van jouw bestuurder beheer je ook je eigen mailbox en de gezamenlijke mailbox van het CvB;
- controleren van de mailbox van de bestuurder en prioriteren van belangrijke e-mails
- zelfstandig afhandelen van e-mails en doorzetten naar de juiste collega's
- controleren en voorbereiden van de dagplanning
- Binnengekomen stukken plaats je in iBabs;
- Je zet vragen uit bij de juiste collega's en bewaakt de terugkoppeling;
- Ondersteuning bieden bij het organiseren van evenementen en vergaderingen;
- Voorbereiden van, en deelnemen aan overleg met de bestuurder (planning, uitnodigingen, verzoeken), je hoeft niet te notuleren;
- Zorgdragen voor een soepel verloop van spoed overleggen en last-minute wijzigingen;
- Actief bijdragen aan een collegiale sfeer en gezamenlijke activiteiten.
De vacature is in te vullen voor 32, 36 of 40 uur per week.
Kortom: heb jij zin om de puzzelstukken elke dag weer kloppend te krijgen? En ben jij die gedreven managementassistent die met daadkracht en precisie het verschil wil maken? Solliciteer nu en versterk het team van Hogeschool Utrecht!
Omschrijving
Ben jij een doortastend en professioneel organisatietalent en ben je gewend te werken op topniveau? Dan zoeken wij jou! Als Senior Managementassistent ben je één van de professionele ondersteuners van de leden van het College van Bestuur (CvB) van Hogeschool Utrecht.
In deze functie heb je als belangrijkste taak het beheren van complexe en continu veranderende agenda's van de leden van het College van Bestuur (70%). Je werkt nauw samen met drie collega's op het bestuurssecretariaat en andere collega's binnen de Bestuursdienst. Jij voert de regie, hebt de touwtjes in handen en met jouw zelfstandige en proactieve aanpak zorg je ervoor dat het CvB-lid altijd goed voorbereid naar afspraken gaat. Je handelt e-mails efficiënt af, waarbij je regelmatig afstemming zoekt met collega's. Daarnaast ondersteun je bij bredere werkzaamheden en activiteiten van de Bestuursdienst, waardoor je een belangrijke schakel in het team bent. Je werkt in een hecht en collegiaal team op locatie, met een vaste werkdag op vrijdag en een wekelijkse werkoverleg op dinsdag. Je bent hierbij fysiek op kantoor aanwezig.
Jouw overige werkzaamheden kunnen zijn:
- Naast de inbox van jouw bestuurder beheer je ook je eigen mailbox en de gezamenlijke mailbox van het CvB;
- controleren van de mailbox van de bestuurder en prioriteren van belangrijke e-mails
- zelfstandig afhandelen van e-mails en doorzetten naar de juiste collega's
- controleren en voorbereiden van de dagplanning
- Binnengekomen stukken plaats je in iBabs;
- Je zet vragen uit bij de juiste collega's en bewaakt de terugkoppeling;
- Ondersteuning bieden bij het organiseren van evenementen en vergaderingen;
- Voorbereiden van, en deelnemen aan overleg met de bestuurder (planning, uitnodigingen, verzoeken), je hoeft niet te notuleren;
- Zorgdragen voor een soepel verloop van spoed overleggen en last-minute wijzigingen;
- Actief bijdragen aan een collegiale sfeer en gezamenlijke activiteiten.
De vacature is in te vullen voor 32, 36 of 40 uur per week.
Kortom: heb jij zin om de puzzelstukken elke dag weer kloppend te krijgen? En ben jij die gedreven managementassistent die met daadkracht en precisie het verschil wil maken? Solliciteer nu en versterk het team van Hogeschool Utrecht!
Functie eisen
Resultaatgerichtheid, samenwerken en initiatief. Dat zijn drie pijlers waar jij jezelf in herkent en dit zijn ook drie HU kerncompetenties. Als ervaren Management Assistent sta jij stevig in je schoenen. Je bent een kei in organiseren, hebt een hoge mate van eigenaarschap en je deinst niet terug voor hectiek.
Jouw profiel ziet er ongeveer zo uit:
- Minimaal een secretariële opleiding op MBO 4 niveau;
- HBO werk- en denkniveau;
- Aantoonbare ervaring in ondersteuning van een directie, mt of bestuur, in een complexe organisatie als (directie) secretaresse, managementassistent of executive assistant;
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling; een taaltest is onderdeel van de procedure;
- (Parttime) beschikbaar 32 tot 40 uur per week;
- Ervaring met het MS Office-pakket;
- Ervaring met iBabs is een pré.
Verder ben jij:
- Communicatief sterk en je brengt ideeën en meningen op een heldere en correcte manier over;
- Efficiënt;
- Een echt organisatietalent.
Voel jij je thuis in een hectische omgeving, kun je snel schakelen in verschillende situaties en blijf je overzicht houden onder grote (tijds)druk? Dan spreken we jou graag!
