Sector Secretaresse
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Leeuwarden |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Driessen |
| Contactpersoon |
Driessen Helmond Flexcenter 0650018734 |
Informatie
Als sector secretaresse bij gemeente Leeuwarden verzorg je samen met twee collega's de dagelijkse bezetting en bereikbaarheid van het secretariaat voor ruim 350 medewerkers.
Je taken:
- Je beheert de agenda's van het management, denkt proactief mee over oplossingen en maakt knelpunten bespreekbaar.
- Je notuleert tijdens vergaderingen, zoals die van het managementteam of het portefeuille-overleg met wethouders, en bewaakt de actielijsten, voortgang en deadlines.
- Je organiseert vergaderingen, reserveert vergaderruimtes en faciliteiten, en coördineert activiteiten voor de afdeling en sector.
- Je zorgt ervoor dat zowel fysieke als digitale post op de juiste bestemming komt, inclusief vragen van burgers over de openbare ruimte. Daarnaast beheer je (digitale) documenten en brieven.
Collega's komen graag bij jou met diverse vragen, bijvoorbeeld over het systeem REX en Teams, en je bent het aanspreekpunt voor persoonlijke aangelegenheden, zoals lief- en leedmomenten. Je werkt 28 tot 32 uur per week, met vaste werkdagen op dinsdag en donderdag. De overige dagen worden in overleg ingepland. Deze functie loopt van oktober tot en met 31 december, met kans op verlenging.
Omschrijving
Als sector secretaresse bij gemeente Leeuwarden verzorg je samen met twee collega's de dagelijkse bezetting en bereikbaarheid van het secretariaat voor ruim 350 medewerkers.
Je taken:
- Je beheert de agenda's van het management, denkt proactief mee over oplossingen en maakt knelpunten bespreekbaar.
- Je notuleert tijdens vergaderingen, zoals die van het managementteam of het portefeuille-overleg met wethouders, en bewaakt de actielijsten, voortgang en deadlines.
- Je organiseert vergaderingen, reserveert vergaderruimtes en faciliteiten, en coördineert activiteiten voor de afdeling en sector.
- Je zorgt ervoor dat zowel fysieke als digitale post op de juiste bestemming komt, inclusief vragen van burgers over de openbare ruimte. Daarnaast beheer je (digitale) documenten en brieven.
Collega's komen graag bij jou met diverse vragen, bijvoorbeeld over het systeem REX en Teams, en je bent het aanspreekpunt voor persoonlijke aangelegenheden, zoals lief- en leedmomenten. Je werkt 28 tot 32 uur per week, met vaste werkdagen op dinsdag en donderdag. De overige dagen worden in overleg ingepland. Deze functie loopt van oktober tot en met 31 december, met kans op verlenging.
Functie eisen
Als secretaresse ben je de onmisbare steunpilaar van het team en zorg je voor structuur en overzicht. Je schakelt snel tussen verschillende taken en hebt een sterk organisatietalent. Met een scherp oog voor detail zorg je ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien.
Wat we verder van je vragen:
- Minimaal een afgeronde secretariële en/of administratieve mbo+ opleiding.
- Ervaring met het werken in onder andere Outlook, Word, Excel en Teams.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
- Je hebt interesse in en draagt graag bij aan de verdere digitalisering van de sector.
