Secretaris en ondersteuner Beheerorganisatie Raamovereenkomsten (Banenafspraak)

Ben jij de enthousiaste secretaris en teamondersteuner die flexibel en stressbestendig is én heb jij saamhorigheid hoog in het vaandel staan? Werk je vanuit proactiviteit en wil je deel uitmaken van een topteam? Dan leren wij je graag beter kennen! Lees snel verder en reageer op deze vacature.

Banenafspraak

LET OP: deze functie is uitsluitend bedoeld voor kandidaten die staan geregistreerd in het doelgroepenregister. Dit betekent dat je valt onder de Banenafspraak of daarvoor in aanmerking komt, bijvoorbeeld via de Praktijkroute. Neem bij twijfel of vragen over de Banenafspraak contact op met Zoë Bakker-Heskes, adviseur Werving en Selectie Banenafspraak, via 06-15654539 of banenafspraak@rws.nl.

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

Als secretaris en ondersteuner help je het team Beheerorganisatie Raamovereenkomsten door werk uit handen te nemen. De BOR is een landelijk adviesteam met leden van de dienstonderdelen Grote Projecten en Onderhoud (GPO) en Programma's Projecten en Onderhoud (PPO). De BOR adviseert over het gebruik van raamovereenkomsten en onderhoudt contacten met marktpartijen, interne inkoopteams en contractmanagers.

Je beheert voor de BOR drie belangrijke platforms: de mailbox, het intranet/internet en het planbord. Jouw werkzaamheden zijn:

• in de mailbox beantwoord je praktische vragen en stuur je inhoudelijke vragen door naar de juiste adviseur. Je bewaakt zo de structuur, de opvolging en het overzicht
• intranet en internet houd je up-to-date, je maakt deel uit van de redactie
• met gebruik van het planbord heb je een variatie aan planwerkzaamheden: overleggen van acties en agenda's van de afdeling, plannen en faciliteren van interne en externe meetings inclusief bijpassende locatie. Van webinar tot een directeurenbijeenkomst
• plannen en faciliteren van de gesprekrondes met leveranciers en onderhouden van deze contacten

Tussen de werkzaamheden kun je flexibel schakelen, je bekijkt daarbij zelfstandig wanneer wat moet gebeuren of klaar moet zijn. De ene keer focus je op een discipline, de andere keer heb je meerdere werkzaamheden tegelijkertijd. Op de achtergrond houd je het team in de gaten; alle neuzen zijn dezelfde kant op gericht en je draagt bij aan de positieve sfeer.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Je bent een kei in dienstverlening, communiceren en proactief optreden. Je bent dus altijd bezig met het naar tevredenheid ondersteunen van je team. Jouw expertise en motivatie is een onmisbare bijdrage aan het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve werkprocessen van Rijkswaterstaat. Je voelt je echt verantwoordelijk voor de kwaliteit van ondersteuning en voor de werkzaamheden en saamhorigheid van het team.

Je wordt er blij van als je ziet dat processen door jouw medewerking soepel verlopen. Je haalt voldoening uit de dankbaarheid van het team voor de werkzaamheden die jij verzorgt en ondersteunt of de vraagstukken die jij oplost.

Wat wij aan jou waarderen

Je bent een proactieve ondersteuner en teamplayer die altijd klaar staat voor collega's. Maar iedereen heeft een eigen bijdrage binnen het team, waardoor je ook veel zelfstandig werkt en beslissingen maakt. Daarom is het fijn als je goed met stress kunt omgaan. Je weet snel te schakelen tussen diverse werkzaamheden en je stelt je flexibel op.

Tot slot vinden we het natuurlijk belangrijk dat je een gezellige collega bent!

Meer weten?

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature, voordat je gaat solliciteren? Of ben je erg nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Bel of app met Louis Rombouts, waarnemend coördinator BOR, via 06-11458621. Hij staat je graag te woord!

• relevante werkervaring
• je draagt bij aan een goede onderlinge werkrelatie
• je kunt precies en zorgvuldig werken
• je hebt kennis van Office-programma's, zoals: Outlook, Word, Excel, OneNote en Teams. Affiniteit met online tools zoals Trello, Miro en intranet of je bent bereid dat te leren
• je bent communicatief vaardig en kunt goed schrijven

• je standplaats is Utrecht. Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega’s vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toelaat
• het kantoorpand is goed (rolstoel)toegankelijk
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces

Heb je binnenkort je eerste kennismakings- of sollicitatiegesprek? Dit vindt bij voorkeur online plaats. Daarmee stimuleren wij ‘slim’ reizen. Zo dragen we bij aan minder druk op snelwegen en OV én minder CO2-uitstoot. Heb je toch liever een gesprek op een van onze kantoren? Laat het ons weten, dan kijken we natuurlijk wat mogelijk is.

Ben je toe aan het gesprek voor de 2e ronde of het arbeidsvoorwaardengesprek? Dan ontvangen wij je graag op locatie. Heb je dit gesprek liever online? De adviseur Werving en Selectie inventariseert wat jouw wensen zijn waarna een definitieve afspraak wordt gemaakt.

Vragen?
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze adviseur Werving en Selectie of kijk op onze website voor meer informatie.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Individueel Keuze Budget

Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je salaris en een aantal IKB-uren. Je kunt je IKB-budget bijvoorbeeld laten uitbetalen op tijdstippen die je zelf wilt, extra IKB-verlofuren kopen, maar ook een fiets voor woon-werkverkeer aanschaffen. Je IKB-uren kun je opnemen, verkopen of opsparen voor een langere periode van verlof.

Vakantiedagen

Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend.

Reiskostenvergoeding

Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen, een OV fiets kunt huren en gebruik kunt maken van Greenwheels. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding. Alle andere reiskostenregelingen zijn terug te vinden in de CAO Rijk.

Verlofregelingen

Voor verschillende situaties kent het Rijk verschillende verlofregelingen, zoals ouderschapsverlof, zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof. Ontdek alle verlofregelingen bij de Rijksoverheid.

Hybride werken

Even sporten in je lunchpauze. 's Middags je (klein)kind van school halen en ‘s avonds je werk afmaken. Een overleg online bijwonen terwijl je collega’s op kantoor zijn omdat er een loodgieter langskomt. Bij ons kun je hybride werken als je functie dat toelaat. En om hybride te kunnen werken, moeten zaken wel goed geregeld zijn.

Zo krijg je:

• voorzieningen voor een gezonde, arbo-conforme thuiswerkplek zoals een bureaustoel en een verstelbaar bureau
• een thuiswerkvergoeding van €2,35 per dag
• een reiskostenvergoeding als je naar kantoor reist
• een extra vergoeding van €750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek

Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen Grote Projecten en Onderhoud (GPO)? Dit organisatieonderdeel geeft middels beeldbepalende projecten de Nederlandse infrastructuur vorm. Enerzijds is GPO verantwoordelijk voor alle aanleg- en onderhoudsprojecten en anderzijds voor complexe vervangings- en renovatieprojecten. Sommige zelfs met een omvangrijke industriële automatiseringscomponent. Denk bijvoorbeeld aan projecten als de versterking van de Afsluitdijk en de duurzame Zeesluis IJmuiden, de renovatie van de 1ste Heinenoordtunnel en het windpark op de Maasvlakte in Rotterdam. Hierbij hebben duurzaamheid, innovatie, informatie en de balans tussen mens, economie en natuur onze absolute aandacht.

De missie van GPO van 2030 is om Rijkswaterstaat, en al zijn infrastructurele projecten, energieneutraal te laten functioneren. Samen met partners, zoals gemeenten, provincies, waterschappen en marktpartijen, streeft GPO naar projecten met maatschappelijke meerwaarde.

In totaal werken ruim 900 mensen binnen GPO, verspreid over vier directies: Inkoop- & Contractmanagement, Productie & Projectmanagement, Techniek & Technisch Management en Bedrijfsvoering & Projectbeheersing.

Inkoop- en Contractadvies 3
De afdeling Inkoop- en Contractadvies bestaat feitelijk uit vier afdelingen. De afdeling als geheel zorgt voor voor het voorbereiden, aanbesteden en beheersen van contracten binnen het aanleg- en onderhoudsproces van Rijkswaterstaat. Taken van de afdeling zijn o.a.:

• het aan projecten leveren van mensen met de juiste kwaliteit
• het aan projecten leveren van deelproducten en standaarden met de juiste kwaliteit
• zorgen voor uniformiteit bij projecten en de eenduidige toepassing van kaders en handreikingen
• verbeteren van het inkoop- en contractmanagementproces en van de bijbehorende standaardmodules
• bijdragen aan de Rijkswaterstaatbrede strategie op inkoop- en contractmanagement
• vertalen van beleidsdoelstellingen naar inkoopinstrumenten
• ontwikkelen, realiseren en controleren van leveranciersmanagement binnen de markt

De afdeling Inkoop- en Contractadvies 3 bestaat uit het het Dienstenteam, de Beheer Organisatie Raamovereenkomsten en het Grond- Weg- Waterbouw Inhuurteam.