Projectsecretaris

Voor de VNG is FlexIntens op zoek naar een Projectsecretaris voor 36 uur per week. De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren' en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.

Over Common Ground Gemeenten hebben een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening nodig voor het uitwisselen van gegevens. Het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt het lastig om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data. Dat staat de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening in de weg. Vanuit die behoefte is Common Ground ontstaan. In de kern gaat het bij Common Ground hierom: een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van werkprocessen en applicaties. En we bevragen data bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan. Een aantal jaar bestond Common Ground uit het organisch groeien en uitproberen van een diversiteit aan initiatieven op verschillende onderdelen van het vijflagenmodel van Common Ground. Vanaf maart 2023 is een transitieprogramma gestart. De brede blik van eerst verandert naar een gefocuste blik op een strak en gedragen programma met transparante doelen, voortgang en resultaten. Omschrijving van opdracht Als projectsecretaresse binnen Common Ground speel je een sleutelrol in de ondersteuning van het veranderproces, door te zorgen voor heldere communicatie, goede documentatie en een gestroomlijnd organisatorisch proces rondom de oplevering van producten uit het programma. Je bent de schakel tussen het programmateam diverse stakeholders, waaronder gemeenten, softwareleveranciers en de VNG.

De projectsecretaresse speelt een cruciale rol in het succes van een programma door efficiënt projectbeheer te waarborgen. Dit gebeurt door belangrijke documenten goed te organiseren, de tijdsplanning van het team te optimaliseren en te ondersteunen bij het halen van deadlines. Ze zorgt voor heldere communicatie en biedt administratieve ondersteuning, waarbij ze proactief naar oplossingen zoekt. De projectsecretaresse bevordert een goede samenwerking binnen het team en lost administratieve obstakels snel op. Door gestructureerde ondersteuning kunnen teamleden zich volledig richten op hun kerntaken. Dankzij het soepel laten verlopen van administratieve processen en het oplossen van problemen wordt de efficiëntie en productiviteit van het team verhoogd, wat bijdraagt aan de succesvolle uitvoering van het programma. Kortom, de projectsecretaresse draagt bij aan een goed georganiseerd programma, duidelijke communicatie, tijdige rapportages en een efficiënt verloop van administratieve processen, wat essentieel is voor het succes van het programma.