Projectondersteuner Inkoop 2027

Opdracht
Deze specifieke opdracht wordt uitgevoerd voor Inkoop & Monitoring Utrecht West (I&M UW). I&M UW voert namens de samenwerkende gemeenten De Ronde Venen, Montfoort, Oudewater, Woerden en Stichtse Vecht de inkoop, monitoring en contractmanagement uit in het sociaal domein Wmo/jeugd. Wij voeren deze taak uit met 12 collega's.

Projectondersteuner Inkoop 2027 - Onderdeel van het Projectteam Inkoop 2027  
Als projectondersteuner ben jij een belangrijke schakel binnen het team en speel je een cruciale rol in het succes van de inkoopprojecten. Je maakt onderdeel uit van het projectteam Inkoop 2027 en wordt functioneel aangestuurd door de projectleider Inkoop 2027. Samen werken we aan het ontwikkeling en voortgang van de inkoopprojecten. Met jouw gestructureerde en proactieve aanpak draag je bij aan het soepel laten verlopen van de processen en help je het team om de doelen te bereiken. 

Jouw taken: 

• Ondersteuning bij projecten: Je ondersteunt het team I&M UW in de ontwikkeling van inkoopbeleid en de voorbereidingen voor nieuwe inkooptrajecten. 
• Beheer van de inkoopmailbox: Je zorgt ervoor dat binnenkomende e-mails correct worden doorgezet en afgehandeld, waardoor de communicatie altijd vlot en georganiseerd verloopt. 
• Afspraken en vergaderingen plannen: Van één-op-één afspraken tot complexe meetings met meerdere partijen, jij weet alles efficiënt in te plannen. 
• Communicatie verzorgen: Zowel intern als extern ben jij het aanspreekpunt voor communicatie rondom de inkoopprojecten. Jouw heldere en tijdige communicatie houdt iedereen op de hoogte. 
• Organisatie van bijeenkomsten: Je plant, bereidt voor en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Denk hierbij aan het opstellen van de agenda, het regelen van ruimtes en catering. 
• Verslaglegging: Tijdens overleggen zorg jij voor accurate verslaglegging, zodat belangrijke beslissingen en actiepunten niet verloren gaan. 
• Termijnbewaking: Je houdt de deadlines van de projecten goed in de gaten en zorgt dat alles volgens planning verloopt. 
• Algemene ondersteuning: Waar nodig bied je het team brede ondersteuning in verschillende organisatorische en administratieve taken.

Je vindt het leuk om collega's te ondersteunen, en dankzij jouw sterke communicatieve vaardigheden weet je altijd de juiste toon te treffen. Of het nu gaat om advies geven of samen tot een oplossing komen, je zorgt voor een prettige en heldere interactie. Een dynamische werkomgeving geeft je energie, en je ziet het als een mooie uitdaging om daar waar mogelijk structuur aan te brengen. Nieuwe vraagstukken schrikken je niet af; je pakt ze proactief aan en weet zelfstandig de weg naar oplossingen te vinden. Met jouw uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden zorg je ervoor dat afspraken zorgvuldig worden vastgelegd en verslagen altijd kloppen. Zo draag je bij aan een efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving. 

Schets van de dagelijkse werkzaamheden

Een dag in deze functie is dynamisch en afwisselend, waarbij je voortdurend schakelt tussen verschillende taken en prioriteiten. De functie vraagt een hoge mate van flexibiliteit en zelfstandig werken, wat betekent dat je goed om kunt gaan met de druk van deadlines en het werken in een complex inkoopproces. 

 Je begint de dag vaak met het voorbereiden van een "projectteam inkoop"-overleg. Hierbij stel je de agenda op, zorg je dat alle benodigde documenten klaarstaan en regel je eventuele ruimtes of virtuele vergaderplekken. Tijdens het overleg noteer je zorgvuldig de gemaakte afspraken en actiepunten, die je na afloop direct terugkoppelt aan het team. De verslaglegging en het bewaken van de acties zijn essentieel om het project in goede banen te leiden. Hierin ben jij de spin-in-het-web; je houdt overzicht en zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip raakt. 

Gedurende de dag werk je nauw samen met de projectleider inkoop, maar je wordt ook door andere leden van het projectteam ingeschakeld om taken op te pakken. Dit kan variëren van het organiseren van een belangrijke externe meeting, tot het beheren van de inkoopmailbox en het doorzetten van inkomende verzoeken. Je weet als geen ander hoe je overzicht behoudt in deze hectische omgeving en zorgt ervoor dat alles efficiënt verloopt. 

Daarnaast ben je continu bezig met de termijnbewaking van de lopende projecten. Deadlines houd je scherp in de gaten, en waar nodig herinner je teamleden aan actiepunten of draag je zelf bij aan de uitvoering. Nieuwe vraagstukken die opkomen, pak je zelfstandig op, waarbij je altijd de juiste oplossing weet te vinden.  

Elke dag is anders, maar wat altijd hetzelfde blijft, is jouw vermogen om structuur aan te brengen in een dynamische omgeving en het projectteam te ondersteunen bij het behalen van de gezamenlijke doelen. Door jouw bijdrage loopt alles op rolletjes, zelfs onder hoge druk.