Projectleider Gemeentekantoor

Om deze ambitie te kunnen realiseren, is de gemeentelijke organisatie in ontwikkeling. De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgave gestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht.

Het college wil de maatschappelijke opgaven waar de gemeente voor staat adequaat aanpakken en zij wil voldoen aan de huidige eisen die aan gemeentelijke bedrijfsvoering worden gesteld. Daartoe heeft zij in het coalitieakkoord de ambitie uitgesproken dat zij de organisatie stabieler en minder kwetsbaar wil maken door te investeren in de organisatie en door goede en duurzame huisvesting te realiseren voor onze organisatie.

De bestuursopdracht voor de realisatie van een goede en duurzame huisvesting leidde tot een scenarioverkenning in de vorm van een startnotitie scenariokeuze met 3 realistische scenario's. Deze scenario's zijn voorgelegd aan de gemeenteraad. Deze heeft besloten mee te gaan in het voorstel van het College voor het scenario Sloop-Nieuwbouw. De gemeente heeft het voornemen om een integraal projectleider aan te stellen voor gemeentehuis, Jagtlust en de omringende terreinen.

Meer informatie vindt u op de paginaOnze organisatie.

Organisatie
De gemeente telt ruim 43.000 inwoners en wordt gevormd door zes dorpen: Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Met de ambitie om een economisch, sociaal en ecologisch topklimaat te scheppen, werken ruim 230 medewerkers continu aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Een gemeente waar het voor mensen nog fijner wonen, werken en recreëren is.

Om deze ambitie te kunnen realiseren, is de gemeentelijke organisatie in ontwikkeling. De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgave gestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht.

Het college wil de maatschappelijke opgaven waar de gemeente voor staat adequaat aanpakken en zij wil voldoen aan de huidige eisen die aan gemeentelijke bedrijfsvoering worden gesteld. Daartoe heeft zij in het coalitieakkoord de ambitie uitgesproken dat zij de organisatie stabieler en minder kwetsbaar wil maken door te investeren in de organisatie en door goede en duurzame huisvesting te realiseren voor onze organisatie.

De bestuursopdracht voor de realisatie van een goede en duurzame huisvesting leidde tot een scenarioverkenning in de vorm van een startnotitie scenariokeuze met 3 realistische scenario's. Deze scenario's zijn voorgelegd aan de gemeenteraad. Deze heeft besloten mee te gaan in het voorstel van het College voor het scenario Sloop-Nieuwbouw. De gemeente heeft het voornemen om een integraal projectleider aan te stellen voor gemeentehuis, Jagtlust en de omringende terreinen.

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht
Het door de gemeenteraad gekozen scenario; Sloop-Nieuwbouw zal in stappen worden uitgewerkt. Te beginnen met een herijking van het huisvestingsconcept resulterend in een programma van eisen. Hiervoor zal een externe partij worden aangetrokken. In het huisvestingsconcept en het programma van eisen zullen de resultaten van de participatie voor gebruik van Jagtlust worden verwerkt. Gelijktijdig zal er een quickscan worden uitgevoerd naar gebouwen in de gemeente De Bilt die mogelijk geschikt zijn om te gebruiken als gemeentehuis. Vervolgens zal er een plan van aanpak worden opgesteld om te komen tot een bouwplan. Hierin zal mede de aanbestedingsstrategie worden opgenomen. Na interne goedkeuring door de gemeenteraad zal een aanvraag van een omgevingsvergunning voorbereid. Afhankelijk van het stedenbouwkundig model zal een visie op tijdelijke huisvesting tijdens de realisatiefase worden ontwikkeld.

Doel van de opdracht:
Te komen tot realisatie van het gemeentehuis en het (mogelijk) organiseren van tijdelijke huisvesting voor de organisatie gedurende de bouw.

De inkoopbehoefte betreft het volgende:
Wij zijn op zoek naar een projectleider van een bureau dat uitgebreide ervaring heeft met zowel ontwikkeling als de bouw van gemeentehuizen. De projectleider moet in staat zijn om vanuit het bureau de benodigde expertise te betrekken die zowel de projectleider zelf als de gemeente niet (beschikbaar) hebben.

De scope van de opdracht omvat het volgende:

Deel 1
Er moeten verschillende trajecten worden opgestart met als doel om de raad vóór de zomer van 2025 een besluit te laten nemen over het te volgen stedenbouwkundig scenario, een voorbereidingskrediet en de projectbegroting.

Om dit te bereiken zijn de volgende trajecten nodig:

Deel 2
Na besluitvorming over deel 1 en de vaststelling van het voorbereidingskrediet en de projectkosten zal een bouwplan worden gemaakt en zal een bouwpartner worden geselecteerd.

Hiervoor zullen de volgende stappen doorlopen worden:

Stappenplan:

Deel 1                                                                                                                               Planning

Raadsbesluit over te volgen scenario                                                                       November 24
Startnotitie                                                                                                                      December 24
Opstellen plan van aanpak                                                                                          Januari – Februari 25
Opstellen huisvestingsconcept en ruimtelijk en technisch PvE                         Januari –Maart 2025
Quickscan panden gemeente De Bilt                                                                        Januari – Februari 25
Participatie herbestemming Jagtlust (parallel traject)                                         Januari 2025
Haalbaarheidsstudie incl Jagtlust, woningbouw                                                    Maart – Juni 25
Opstellen aanbestedingsadvies en tijdelijke huisvesting                                    Maart – Juni 25
Opstellen begroting                                                                                                      April – Juni 25
Raadsbesluit over voortgang en aanbesteding                                                      Juli 25

Deel 2

Aanbesteding architect en adviseurs voor opstellen ontwerp                           Augustus 25
Maken ontwerp (VO – DO)                                                                                          September 25 – Maart 26
Voorbereiding aanvraag vergunning                                                                         April – Juni 26
Uitwerking tijdelijke huisvesting tot concreet plan en benodigd budget       April – Juli 26
Besluitvorming ontwerp, vergunning, bouwkrediet en start aanbesteding    Juli 26
Omgevingsplanprocedure                                                                                            Augustus – December 26
Aanbesteding bouwpartner                                                                                        Augustus – December 26
Omgevingsvergunning                                                                                                  Januari 27
Uitwerking plan naar Uitvoerings-gereed ontwerp                                              Januari – April 2027
Start bouw                                                                                                                       Mei 27

Planning is indicatief en mede afhankelijk van de gemeentebesluiten over de fasedocumenten en het aanbestedingsresultaat

Omvang van de opdracht
Wij gaan uit van inzet van 16 uur per week, vanaf 1 december 2024 tot en met datum start bouw, waarbij wij vooralsnog uitgaan van 1 januari 2027.

De genoemde aantallen/omvang van de opdracht betreffen/betreft een inschatting van de aanbestedende dienst waaraan ondernemers geen enkel recht kunnen ontlenen.

De opdracht vormt een logisch en economisch gebruikelijk geheel, omdat de beschreven stappen in samenhang moeten worden uitgevoerd en het van belang is dat opdrachtnemer kennis heeft van de stand van zaken van de trajecten. Het is niet wenselijk om het project te splitsen in deelprojecten en hiervoor apart opdracht te verstrekken.