Projectleider Digitaal Toegankelijke Documenten

Voor de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen is FlexIntens op zoek naar een Projectleider Digitaal Toegankelijke Documenten voor 32 uur per week. Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO) geeft met ruim 900 medewerkers uitvoering aan de gemeentelijke taken en verleent diensten aan ongeveer 80.000 inwoners van de twee gemeenten. Dit maakt ons de op één na grootste gemeentelijke organisatie in Drenthe. Daarnaast zijn wij een unieke organisatie door het werken voor 2 heel verschillende gemeenten. We zijn centraal gelegen en goed bereikbaar, zowel met de auto als het openbaar vervoer. Kijk voor meer informatie over onze organisatie op www.werkenbijdeswo.nl

Opdracht

SWO De Wolden Hoogeveen zoekt een onafhankelijke projectleider om de digitale toegankelijkheid van documenten en formulieren te verbeteren. Je gaat een rol spelen in het zelfstandig inventariseren, categoriseren, prioriteren en toegankelijk maken van zowel interne als externe documenten. Daarnaast ontwikkel je nieuwe werkwijzen en hoe dit te implementeren is voor medewerkers. Je houdt rekening met wetgeving zoals de WDO, WOO, WMEBV en AVG. Ook begeleid je de omzetting van ontoegankelijke formulieren (pdf's) naar toegankelijke online formulieren. Zo draag je bij aan efficiëntere digitale processen binnen de organisatie. 

De opdracht bevat de volgende onderdelen: 

• Je maakt een overzicht van pdf's en andere ontoegankelijke documenten.  
• Je maakt inzichtelijk welke documenten intern en extern worden gebruikt en gepubliceerd zijn op websites van de SWO. 
• Je gaat aan de slag met het categoriseren van documenten en formulieren op basis van prioriteit en intern gebruik. 
• Je gaat onderzoeken welke digitaal toegankelijke oplossingen geschikt zijn voor de huidige documenten en formulieren. 
• Je zorgt ervoor dat de verbeterde werkwijze voor het opstellen van documenten aansluit bij het beleid voor online dienstverlening. 
• Je stelt een implementatievoorstel op waarin je de aanpak uitwerkt, inclusief de toe te passen processen, de benodigde rollen en verantwoordelijkheden. 
• Minimaal 50 bestaande pdf-formulieren zet je om naar online formulieren. 
• De bijbehorende webpagina's pas je aan zodat de content aansluit op de vernieuwde inhoud en de behoeften van gebruikers. 
• Je maakt een inschatting van de impact van digitale toegankelijkheid op de interne processen binnen de organisatie. 
• Je ontwikkelt een communicatiestrategie die draagvlak creëert onder medewerkers voor digitale toegankelijkheid. 
• Je geeft advies hoe interne processen een duidelijke plek krijgen op het nieuw te ontwikkelen intranet (MS Office 365). 
• Je maakt een kostenanalyse voor de implementatie en mogelijke vervolgtrajecten. 

Eindresultaat: De opdracht is afgerond wanneer bovenstaande resultaten zijn behaald en uitgevoerd of gereed zijn gemaakt voor integratie in de organisatie. Dit zal binnen een tijdsbestek van 6 maanden zijn afgerond. 

Kernkwaliteiten  Voor de uitvoering van deze opdracht zijn de volgende persoonlijke kwaliteiten essentieel: 

• Analytisch vermogen: Je bent in staat om documenten en processen te inventariseren, te categoriseren en te prioriteren, zodat de juiste acties op het juiste moment worden uitgevoerd. 
• Planmatig werken: Je werkt gestructureerd en richt je op het ontwikkelen en implementeren van werkbare oplossingen, met oog voor haalbaarheid en prioriteiten. 
• Resultaatgericht: Je hebt de focus op het daadwerkelijk verbeteren van digitale toegankelijkheid en zorgt ervoor dat de implementatie van oplossingen ook daadwerkelijk tot het gewenste resultaat leidt. 
• Communicatief sterk: Je bent in staat om helder en overtuigend uit te leggen waarom digitale toegankelijkheid belangrijk is. En hoe dit het beste aangepakt kan worden voor zowel collega's als stakeholders. 
• Innovatief vermogen: Je zoekt proactief naar nieuwe werkwijzen en methodieken om documenten en formulieren toegankelijker te maken.