Projectleider aanbesteding financieel systeem (kwartiermaker)

We zijn centraal gelegen in Den Haag, werken in een modern kantoorgebouw en zijn goed bereikbaar met openbaar vervoer.

Let op: eerste maand ivm aanleveren projectplan fulltime, daarna eventueel minder uur.

Aanbesteding en implementatie nieuwe financieel systeem Het contract voor het financieel systeem waar ZonMw gebruik van maakt, loopt af. In het kader daarvan moet er een nieuwe Europese aanbesteding in de markt worden gezet. ZonMw wenst per 1 januari 2027 een werkend financieel systeem. Het project is gericht op het verbeteren van processen en procedures van ZonMw breed. De wensen en eisen voor het toekomstig financieel systeem leiden tot verbetering en digitalisering van processen en procedures. De huidige processen zijn inefficiënt en vereisen veel handmatig werk. Dit geldt ook in de koppeling tussen systemen. De verbetering richt zich ook op de stroomlijning hiervan.

Het project is verdeeld over twee fasen:

Opdracht De opdracht omvat:

• Opstellen van een projectplan met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, risico's, budget en kwaliteit. Dit in overeenstemming met de opdracht van de (gedelegeerd) opdrachtgever. Dit projectplan dient na start, binnen één maand te worden opgeleverd;
• Het in kaart brengen en op papier zetten van de behoeften van diverse stakeholders;
• Het opstellen van programma van eisen ten behoeve van de keuze en aanbesteding van een nieuw financieel systeem;
• Het opleveren van alle inhoudelijke aanbestedingsdocumenten;
• Het begeleiden van het inhoudelijke inkoopproces (bijv. nota van inlichtingen, beoordelingsproces, etc.);
• Het aansturen van de projectorganisatie;
• Het adviseren aan de (gedelegeerd) opdrachtgever;
• Het voorzitten van project overleggen, stuur- en klankbordgroep;
• Het actief beïnvloeden van actoren in de omgeving van het project en deze op één lijn brengen;
• Het bewaken en sturen op planning, volledigheid en samenhang van voorbereiding van de publicatie tot en met de uiteindelijke gunning;
• Informeren en betrekken van alle stakeholders binnen de organisatie;
• Komen tot een onderbouwd advies voor de implementatie van een nieuw financieel systeem, inclusief een voorstel voor een projectplanning en -organisatie van deze fase. Je legt daarbij rechtstreeks verantwoording af aan hoofd financiën, control- en inkoop en werkt nauw samen met de adviseur informatiemanagement, de inkoopadviseur, de medewerkers in de financiële keten en met business control;
• Het succesvol begeleiden van de implementatie van het financieel systeem;
• Het zorgen voor draagvlak voor de ‘change' inclusief opleidingsplan;
• Het zorgen voor nazorg en inclusief borging functioneel beheer.

Wij zijn op zoek naar een projectleider die aantoonbare kennis van en ervaring heeft met de inhoud en bedrijfsvoering van de financiële keten, financieel beleid en de planning & control cyclus. Daarnaast verwachten wij ervaring met de implementatie en adoptie van een nieuw systeem. Als projectleider wacht je niet af, ben je proactief en ben je een stevige regisseur en adviseur. Je spreek aan, neemt eigenaarschap en verantwoordelijkheid.