Project Management Officer Ministerie van Buitenlandse Zaken 2025-008

Bedrijfsomschrijving
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld.

Directieonderdeel:HDCV /FOBO Het ministerie van Buitenlandse Zaken werkt vanuit de Directie Consulaire zaken en Visumbeleid (DCV) aan de verbetering en verdere digitalisering van consulaire dienstverlening aan haar klanten. DCV is in de eerstelijns dienstverlening aan haar klanten in meerdere opzichten vergelijkbaar met een klantenservice organisatie met meerdere kanalen: uitgebreide informatie beschikbaar via haar websites, telefonie, e-mail en social media, maar ook via het 24/7 contact center in Den Haag, aangevuld met fysieke bezoekmogelijkheden via meer dan 100 ambassades en consulaten (posten) of via tegen de +/- 100 locaties van Externe Dienstverleners (EDV’s) wereldwijd. Men streeft daarbij naar excellente dienstverlening met als belangrijke thema’s zichtbaarder, bereikbaarder, klantgerichter via meerdere kanalen. De inrichting vindt plaats langs de volgende principes: Het klantcontact en de dienstverlening worden zo veel mogelijk digitaal ingericht. Daar waar aanvullende informatie nodig is kan de klant terecht bij een 24/7 bereikbaar centraal contact center in Den Haag. Daar waar binnen het dienstverleningsproces een fysiek bezoek van een klant aan een BZ vertegenwoordigende locatie nog noodzakelijk is, zal dit zo veel mogelijk worden uitbesteed aan EDV’s met een breed verspreid wereldwijd kantorennetwerk. De verwerking in de backoffice wordt eveneens anders ingericht: centraal, zoveel mogelijk digitaal en informatie gestuurd. Om de bestaande dienstverlening steeds verder te verbeteren langs deze inrichtingsprincipes worden stap voor stap nieuwe of verbeterde diensten geïntroduceerd. De ontwikkeling en implementatie van deze diensten vindt plaats binnen het veranderprogramma FOBO van DCV. Dit alles in samenwerking met posten, beleidsafdelingen binnen DCV, overige directies binnen BZ en eventuele externe leveranciers.

Functieomschrijving

FUNCTIE-INFORMATIE
De PMO is ondersteunend aan de programma manager FOBO en rapporteert direct aan de programma manager.
De PMO is verantwoordelijk voor:

• Volledigheid en kwaliteit (inhoudelijk) van de rapportages t.a.v. voortgang, kwaliteit en budget van het programma.
• Eigenaar van de Lijst Acceptatie Criteria (LAC-lijst) FOBO programma
• Coördinatie van projecten en technische wijzigingen die niet binnen de verantwoordelijkheid van 1 enkel team vallen (zoals implementatie Co-pilot en implementatie Akamai).
• Opstellen van technische beslisdocumenten voor de programma manager
• Beoordelen, analyseren en goedkeuren van de maandelijks SLR van de leverancier(s)
• Coördinatie van en (waar mogelijk) opstellen van compliance documenten m.b.t. security en privacy

Daarnaast worden de volgende activiteiten verwacht:

• Ondersteuning van de programma manager t.b.v. de voorbereiding van beslissingen voor de stuurgroep
• Ondersteuning van de programma manager in het opstellen van documenten t.b.v. decharge van FOBO en overdracht naar de beheerorganisatie en de leverancier
• Ondersteuning van het programma MT t.b.v. ontwerp en ontwikkeling van team overstijgende capabilities zoals Refinement-, Delivery-, Test-, Release management
• Opstellen van standard operating procedures (SOP’s) t.b.v. de hierboven genoemde capabilities
• Organisatie van stuurgroep overleggen 

REDEN INHUUR
De inhuur vindt plaats als onderdeel van het FOBO-programma. Dit programma betreft het ontwikkelen en implementeren van nieuwe
systemen voor het afhandelen van digitale visum en reisdocument aanvragen. Het FOBO-programma wordt opgeleverd in juli 2025. De
project management ondersteuner (PMO) helpt de programmamanager bij het realiseren van de programma doelstellingen en bij de
transitie van programma-fase naar beheer- en doorontwikkelfase (nazorgfase). Concreet betekent dit dat de PMO een aantal taken en
verantwoordelijkheden gedelegeerd uitvoert namens de programmamanager.

BELANG INHUUR
Dit project heeft een hoog innovatief karakter en heeft een hands-on PMO nodig met voldoende (technische) kennis en ervaring in
complexe agile software ontwikkeltrajecten om een aantal specifieke taken namens de programma manager zelfstandig uit te kunnen
voeren.

Functie-eisen

De ideale kandidaat voldoet aan de volgende wensen en eisen:

• Afgeronde WO-opleiding
• 3 jaar ervaring in project ondersteuning en project coördinator rollen in een complex stakeholder landschap.
• 3 jaar ervaring als hands-on IT Cloud specialist
• Ervaring met en kennis van verschillende projectmethodieken zoals Agile Scrum en Prince2.
• Certificering Prince2 foundation, Agile/Scrum foundation

Overige wensen

• Ervaring met en kennis van verandermanagement m.b.t. informatievoorziening (IT) en procesinrichting.
• In staat een nieuw business domein snel eigen te maken.
• Ervaring in de publieke sector (overheid, provincie, gemeente).
• Kennis van complexe geautomatiseerde informatiesystemen in combinatie met veranderingstrajecten.
• In staat een nieuw business domein snel eigen te maken.
• Kennis van moderne software ontwikkel methodieken zoals DevOps en domain driven design is een pre
• ‘Hands on’ , gedreven, actiegericht en resultaatgericht.
• Zelfstandigheid maar tegelijkertijd ook teamplayer.
• Schriftelijk en mondeling vaardig in NL en EN.

Arbeidsvoorwaarden
Deze aanvraag staat uitsluitend open voor detachering.