Officemanager

Wat ga je doen?Als officemanager ben je de spin in het web die zorgt dat de programmadirecteur en haar plaatsvervanger optimaal leiding kunnen geven aan het programma. Je haalt er voldoening uit dat hun agenda's op orde zijn en dat zij op tijd over al hun stukken beschikken. Je vindt het leuk om hierover veel uiteenlopende contacten te hebben met collega's binnen en buiten het programma. Zeker in drukke periodes zorg jij voor overzicht en rust.

Daarnaast ben je een vraagbaak voor de rest van de directie voor zaken als IT-middelen of huisvesting. Ook ben je betrokken bij de organisatie van teamactiviteiten, zowel inhoudelijke sessies als bijeenkomsten voor saamhorigheid. Deze taken doe je samen met je collega's van het programmabureau: een vrolijk, jong team dat zich bezighoudt met alle programmabrede onderwerpen, zoals financiën, personeelszaken, beleid en communicatie.

Je vervult secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden:

• (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• Coördineert complexe informatiestromen;
• Fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
• Het op basis van inschatting van het belang en de urgentie leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, het bewaken de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
• Het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• Het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzingadministratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
• Het ontvangen en te woord staan van bezoekers;
• Het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
• Het samenstellen van (management)overzichten.

Wie zoeken weOpleidingen en kennisniveau:

• MBO werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur een secretariële opleiding;
• Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
• Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
• Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
• Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ervaring:

Vereist:

• Minstens 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur als managementondersteuner in een overheidsorganisatie;

Gewenst:

• Bekendheid met het ministerie van Defensie;
• Ervaring (als ondersteuner) in een bestuurlijke-/beleidsomgeving of politiek sensitieve context.

Competenties:

• Klantgericht;
• Delegeren;
• Plannen en organiseren;
• Organisatiegericht;
• Samenwerken;
• Integer;
• Leervermogen.

Dit krijg je van onsSalarisniveau schaal 7

Minimum salaris: € bruto per maand

Maximum salaris: € bruto per maand

Contractduur Tot

Aantal uren per week 38

Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaardenHet Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te bet...