Office Management Assistant
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Utrecht |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Mireille Nunen 030-276 71 87 |
Informatie
Voor de NVVK in hartje Utrecht hebben wij een parttime vacature voor een Office Management Assistant voor 28-32 uur per week. In deze functie ondersteun je een aantal Beleidsadviseurs en de Coördinator Bedrijfsvoering. Het team bestaat uit 5 collega's en de 4 Office Management Assistants ondersteunen ongeveer 13 beleidsadviseurs.
Met wie maakt de NVVK graag kennis?
Een ervaren Office Assistant die bij afwezigheid van de Coördinator Bedrijfsvoering haar ook kan vervangen. Jouw takenpakket bestaat onder ander uit:
- agendabeheer van de beleidsadviseurs
- afhandelen van ingekomen mail
- redigeren van (beleids)stukken en correspondentie, opmaak en huisstijl bewaken
- inplannen van (complexe) afspraken
- beheren in het CRM van de ledenregistratie en stakeholders
- voorbereiden en notuleren van enkele vergaderingen (combi verslaglegging en besluitenlijsten)
- visitekaartje van de vereniging, facilitaire ondersteuning en beantwoorden van telefonische vragen
Het betreft een secretariële vacature voor 28-32 uur per week, verplichte dagen zijn maandag, dinsdag en woensdag. Een functie voor een Office Assistant die enthousiast, proactief en ontzorgend is!
Omschrijving
Voor de NVVK in hartje Utrecht hebben wij een parttime vacature voor een Office Management Assistant voor 28-32 uur per week. In deze functie ondersteun je een aantal Beleidsadviseurs en de Coördinator Bedrijfsvoering. Het team bestaat uit 5 collega's en de 4 Office Management Assistants ondersteunen ongeveer 13 beleidsadviseurs.
Met wie maakt de NVVK graag kennis?
Een ervaren Office Assistant die bij afwezigheid van de Coördinator Bedrijfsvoering haar ook kan vervangen. Jouw takenpakket bestaat onder ander uit:
- agendabeheer van de beleidsadviseurs
- afhandelen van ingekomen mail
- redigeren van (beleids)stukken en correspondentie, opmaak en huisstijl bewaken
- inplannen van (complexe) afspraken
- beheren in het CRM van de ledenregistratie en stakeholders
- voorbereiden en notuleren van enkele vergaderingen (combi verslaglegging en besluitenlijsten)
- visitekaartje van de vereniging, facilitaire ondersteuning en beantwoorden van telefonische vragen
Het betreft een secretariële vacature voor 28-32 uur per week, verplichte dagen zijn maandag, dinsdag en woensdag. Een functie voor een Office Assistant die enthousiast, proactief en ontzorgend is!
Functie eisen
Om in aanmerking te komen voor deze vacature van Office Management Assistant (28-32 uur) dien je te voldoen aan onderstaande gestelde functie-eisen:
- Een afgeronde MBO+ opleiding (bijvoorbeeld een secretariële opleiding);
- Minimaal 5 jaar relevante, recente secretariële werkervaring;
- Recente werkervaring binnen een kleine organisatie is een pre;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een Nederlandse taaltest zal een onderdeel zijn van de wervingsprocedure);
- Uitstekende kennis en ervaring met Microsoft Office, recente ervaring met Word, Outlook en basis Excel is een vereiste;
- Je schakelt makkelijk met mensen op diverse niveaus;
- Parttime, 28-32 uur per week beschikbaar;
- Woonachtig in de regio Utrecht (de organisatie is goed bereikbaar met openbaar vervoer en auto).
Bovendien herken je jezelf in de volgende competenties:
- zelfstandig
- klantgericht
- accuraat
- proactief
- communicatief
- flexibel
- resultaatgericht
- kan goed prioriteiten stellen
Voor deze vacature zoeken wij een ontzorgende, klantgerichte en proactieve assistent met organisatietalent. Je kunt goed luisteren en meerdere werkzaamheden tegelijkertijd verrichten.
