Office Assistant
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Leiden |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | High Quality |
| Contactpersoon |
Puja Badal 06 21 82 64 85 |
Informatie
Als Office Assistant bij de INGKA Foundation ben je het visitekaartje van de organisatie en zorg je ervoor dat alles op kantoor dagelijks goed verloopt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, gasten en externe en daarnaast geef je leiding aan het BHV team om een veilige werkplek te creëren. Als echte 'spin in het web' maak je deel uit van een klein maar enthousiast team van collega's die zich dagelijks inzetten om echt het verschil te maken. Als Office Assistant werk je nauw samen met de andere Office Assistant(s) en rapporteer je aan de Office Manager en assisteer je de dynamische en internationale organisatie. Bij een fijne werkplek hoort een georganiseerde, representatieve en inspirerende werkruimte en jij zet je kennis en kunde in om dit te faciliteren. Je takenpakket bestaat o.a. uit:
- Als visitekaartje van de organisatie ben je het eerste aanspreekpunt en zorg je ervoor dat gasten zich welkom voelen (welkom heten en voelen, koffie/thee aanbieden etc.)
- Eerste aanspreekpunt voor externe m.b.t. onderhoud, (kantoor)benodigdheden, schoonmaak-, catering- en beveiligingsdiensten etc.
- Zorgen dat het kantoor er representatie uitziet en samenwerken met de Office Manager en IT-teams om goede werkplekken te creëren
- Diverse administratieve verantwoordelijkheden, zoals het opstellen en doorsturen van facturen en offertes, zorgen dat facturen tijdig betaald worden en dat documenten goed worden gearchiveerd.
- Assisteren bij lunchbestellingen, boeken van reizen, inwerkproces nieuwe medewerkers, reserveren vergaderruimtes etc.
- Nauw samenwerken met andere afdelingsassistenten zoals de Executive Assistant, Organisation Assistant en de Portfolio Assistant om algemene ondersteuning en informatie te bieden
- Als hoofd van het BHV-team ervoor zorgen dat het team georganiseerd is en dat de leden getraind zijn om correct te reageren in het geval van een incident.
- Eventuele ad-hoc (administratieve) ondersteuning bieden
Omschrijving
Als Office Assistant bij de INGKA Foundation ben je het visitekaartje van de organisatie en zorg je ervoor dat alles op kantoor dagelijks goed verloopt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, gasten en externe en daarnaast geef je leiding aan het BHV team om een veilige werkplek te creëren. Als echte 'spin in het web' maak je deel uit van een klein maar enthousiast team van collega's die zich dagelijks inzetten om echt het verschil te maken. Als Office Assistant werk je nauw samen met de andere Office Assistant(s) en rapporteer je aan de Office Manager en assisteer je de dynamische en internationale organisatie. Bij een fijne werkplek hoort een georganiseerde, representatieve en inspirerende werkruimte en jij zet je kennis en kunde in om dit te faciliteren. Je takenpakket bestaat o.a. uit:
- Als visitekaartje van de organisatie ben je het eerste aanspreekpunt en zorg je ervoor dat gasten zich welkom voelen (welkom heten en voelen, koffie/thee aanbieden etc.)
- Eerste aanspreekpunt voor externe m.b.t. onderhoud, (kantoor)benodigdheden, schoonmaak-, catering- en beveiligingsdiensten etc.
- Zorgen dat het kantoor er representatie uitziet en samenwerken met de Office Manager en IT-teams om goede werkplekken te creëren
- Diverse administratieve verantwoordelijkheden, zoals het opstellen en doorsturen van facturen en offertes, zorgen dat facturen tijdig betaald worden en dat documenten goed worden gearchiveerd.
- Assisteren bij lunchbestellingen, boeken van reizen, inwerkproces nieuwe medewerkers, reserveren vergaderruimtes etc.
- Nauw samenwerken met andere afdelingsassistenten zoals de Executive Assistant, Organisation Assistant en de Portfolio Assistant om algemene ondersteuning en informatie te bieden
- Als hoofd van het BHV-team ervoor zorgen dat het team georganiseerd is en dat de leden getraind zijn om correct te reageren in het geval van een incident.
- Eventuele ad-hoc (administratieve) ondersteuning bieden
Functie eisen
- MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
- 28 uur per week beschikbaar (maandag, dinsdag, woensdagochtend en vrijdag
- Bereid om te reizen met het OV (kantoor zit vlakbij Leiden Centraal)
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
- Verder ben je flexibel, representatief, organisatiesensitief en werk je georganiseerd en gestructureerd.
