Office Assistant

Ben jij een planning- en organisatiewonder met enige ervaring in administratieve of secretariële werkzaamheden? Dan ben jij degene die we zoeken! Voor een internationale organisatie in Bilthoven zijn wij op zoek naar een office assistant.

Het gaat om een tijdelijke functie vanwege ziekte, waarschijnlijk voor enkele maanden. We zoeken iemand die tussen de 20 en 24 uur per week beschikbaar is, verdeeld over minimaal drie dagen. De exacte werkdagen en tijden zijn flexibel en bespreekbaar.

• Salaris op basis van ervaring
• Tijdelijke functie voor minimaal 6 maanden
• 20 - 24 uur per week
• in Bilthoven
• Internationale organisatie in de biotech

Voor deze functie zijn wij op zoek naar iemand die beschikt over de volgende kennis en eigenschappen:

• Je bent het visitekaartje van de organisatie, je bent daarom enthousiast, representatief en gastvrij;
• Je kunt goed prioriteiten stellen en het overzicht bewaren tussen verschillende werkzaamheden;
• Je beheerst de Engelse en Nederlandse taal vloeiend in woord en geschrift;
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband goed te werk gaan;
• Je hebt een relevante afgeronde opleiding of al enige jaren administratieve/secretariële werkervaring;
• Je bent stressbestendig en sterk in het plannen, regelen en organiseren;
• Je bent proactief en hebt een flexibele houding;
• Je maakt snel nieuwe werkzaamheden en systemen eigen.

Je houdt je bezig met verschillende taken in de rol van office assistant bij deze organisatie. Je ondersteunt de managers en de HR-afdeling met verschillende administratieve taken.

Hieronder vind je een aantal van jouw werkzaamheden:

• Agendabeheer van verschillende managers;
• Het organiseren van vergaderingen, waarbij je opvolgend notuleert en actielijsten opstelt;
• Het opnemen van de telefoon en bijhouden van de mailbox;
• Opvragen van offertes dit administratief verwerken in het systeem;
• Ondersteuning van de HR-afdeling op administratief vlak, denk hierbij aan het opstellen van contracten;
• Eerste aanspreekpunt voor klanten en relaties;
• Office management; Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de kantoorvoorraad en zorgt ervoor dat alles op kantoor er netjes uitziet.
• Overige administratieve werkzaamheden.

Je komt te werken voor een snelgroeiende internationale organisatie in Bilthoven. De organisatie heeft meerdere vestigingen over de wereld. Het is een gevestigd bedrijf in de biotech en heeft wereldwijd ongeveer 75 mensen in dienst. Op het kantoor in Bilthoven werken ongeveer 37 mensen.

Hybride werken is in deze functie niet mogelijk.

• Reiskostenvergoeding van € 0,23 per km
• Internationale organisatie
• Minimaal 20 tot maximaal 24 uur per week, flexibele werkdagen en tijden
• Informele sfeer

Heb je interesse in deze functie? Wees er snel bij en solliciteer direct.