Management assistente

Ben jij een organisatietalent dat graag het overzicht behoudt en prioriteiten stelt in een dynamische werkomgeving? Heb jij oog voor detail en een passie voor het optimaliseren van administratieve processen, en wil je bijdragen aan het succes van onze divisie door nauwkeurig contractbeheer en effectieve projectondersteuning? Dan maken wij graag kennis met jou!

LUMC | Managementassistent Bedrijfsvoering 28 - 36 uur | Schaal 7 UMC CAO | per oktober reiskosten | Direct in vaste dienst | Werving en Selectie

• Schaal 7 UMC CAO
• Tussen €2932 - €3923 bruto per maand obv fulltime
• Werving en Selectie en direct in vaste dienst!
• Liefst 32 tot 36 uur , 28 uur bespreekbaar
• LUMC
• Leiden

Ben jij een organisatietalent dat graag het overzicht behoudt en prioriteiten stelt in een dynamische werkomgeving? Heb jij oog voor detail en een passie voor het optimaliseren van administratieve processen, en wil je bijdragen aan het succes van onze divisie door nauwkeurig contractbeheer en effectieve projectondersteuning?

• Hbo-werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot managementassistent (of andere relevante opleiding).
• Ervaring als managementassistent binnen een dynamische en complexe organisatie of een beginnende carrière met innovatieve ideeën voor deze functie.
• Bereidheid om in te spelen op de dynamiek van de dag en de bereidheid om een extra stap te zetten.
• Vermogen om de juiste prioriteiten te stellen en proactief structuur aan te brengen.
• Handigheid met ICT- en andere digitale mogelijkheden.
• Vermogen om om te gaan met complexe processen en dossiers. Je kan sensitief en discreet handelen.
• Plezier in het werken binnen een team en levert actief een bijdrage aan de gezamenlijkheid

Als managementassistent combineer je een breed scala aan taken om de manager bedrijfsvoering en het divisiebestuur optimaal te ondersteunen. Je houdt je bezig met alle secretariële, administratieve, organisatorische en projectmatige werkzaamheden. Je begint je dag met het beoordelen van binnenkomende aanvragen en e-mails, waarbij je prioriteiten stelt en ervoor zorgt dat urgente zaken direct worden opgepakt. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor complex agendabeheer, waarbij je afspraken en acties nauwgezet opvolgt.

Elke dag is anders en biedt volop afwisseling. Je verzorgt zowel inkomende als uitgaande e-mails, stelt zelfstandig correspondentie op en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor. Indien nodig maak je verslagen van deze bijeenkomsten, zodat alles duidelijk en gedocumenteerd is. Je werkt nauw samen met verschillende stakeholders binnen en buiten de organisatie.

Een belangrijk aspect van je rol is het beheer van alle contracten die de manager bedrijfsvoering passeren. Hierbij is nauwkeurigheid en zorgvuldigheid essentieel om ervoor te zorgen dat alle contractuele verplichtingen correct en op tijd worden nagekomen. In deze rol ben je de rechterhand van de manager bedrijfsvoering en het divisiebestuur en speel je een cruciale rol in het stroomlijnen van hun werkzaamheden. Deze functie biedt je een unieke combinatie van verantwoordelijkheid, afwisseling en samenwerking in een professionele omgeving.

De manager bedrijfsvoering maakt deel uit van het divisiebestuur, dat bestaat uit de divisievoorzitter, de manager zorg, de manager bedrijfsvoering en de portefeuillehouder onderwijs.

Divisie 2 bestaat uit de afdelingen Diëtetiek, Maatschappelijk werk en Patiëntenservice, Geestelijke verzorging, Hematologie, Interne Geneeskunde (Acute Geneeskunde, Endocrinologie, Nierziekten, Ouderengeneeskunde, Trombose & Hemostase), Klinische Epidemiologie, Longziekten, LUCID (Infectieziekten, Parasitologie en Medische Microbiologie), Maag, Darm- en Leverziekten, Medische Oncologie, Radiologie en Reumatologie. Dit betreft de stafafdelingen en de daaraan gerelateerde klinieken, poliklinieken en laboratoria. Samen met de managementassistent van de manager zorg vorm je één secretariaat. Vanzelfsprekend vervang je jouw collega bij afwezigheid en ondersteun je elkaar.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!