Managementondersteuner Buitenlandse Zaken

Ben jij klaar voor een uitdagende rol binnen een inspirerende organisatie? Word managementondersteuner bij de Ondernemingsraad en draag bij aan belangrijke beslissingen! Solliciteer nu en versterk het team!Wat ga je doen?Als managementondersteuner van de Ondernemingsraad (OR) zorg jij voor het reilen en zeilen van de werkzaamheden van de OR. Dit doe je in nauwe samenwerking met de ambtelijk secretaris (AS) van de Ondernemingsraad, de voorzitter en bestuurlijk secretaris. Je hebt daarbij de ruimte om je eigen stempel te kunnen drukken op het OR-secretariaat. De functie is uniek binnen de organisatie, doordat de OR een eigen onafhankelijke positie bekleedt.Dit worden jouw taken:

• Je handelt mondelinge en schriftelijke communicatie af met in- en externe relaties van de Ondernemingsraad, meestal via de OR-mailbox.
• Je registreert en verspreidt inkomende en uitgaande stukken binnen de OR. Je archiveert inkomende, uitgaande en interne stukken en, als het nodig is, plaats je documenten in het archief (Sophia).
• Je verstuurt nota’s van de Ondernemingsraad aan de secretaris-generaal (SG).
• Je houdt informatie op het Rijksportaal over de Ondernemingsraad bij, samen met de ambtelijk secretaris. Je beheert de 247Plaza samenwerkruimte (SWR) en plaatst documenten van de OR.
• Je bereidt vergaderingen van de Ondernemingsraad logistiek voor, stelt concept-agenda's en -vergaderverslagen op en houdt bijbehorende actiepunten- en afsprakenlijsten bij.
• Je ondersteunt de verkiezingscommissie met de voorbereidingen van de OR-verkiezingen en vervangt de ambtelijk secretaris bij afwezigheid.

Je werkt 36 uur per week. Je start zo snel mogelijk en werkt tot en met 7 februari 2025, met kans op verlenging.Wie ben jij?Jij hebt een goed gevoel voor de bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen van de organisatie. Je neemt initiatief en werkt zelfstandig. Vanwege de vele taken die vaak tegelijkertijd lopen, is het van belang dat je sterk bent in plannen en organiseren en tijdig schakelt met je collega’s. Door de aard van het werk is het van belang dat je discreet en nauwgezet werkt en klantgericht bent.Verder:

• Is relevante werkervaring in een soortgelijke functie een pluspunt.
• Kun je goed overweg met MS Teams, Word, Outlook en andere digitale systemen zoals Intranet en het Rijksportaal, 247Plaza, Sophia en Foxy.
• Beheers je de Nederlandse taal goed in woord en geschrift.
• Kun jij voor je eerste werkdag een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) inleveren.

Waar ga je werken?Je bent onderdeel van het secretariaat van de Ondernemingsraad (OR) bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het secretariaat van de OR is de centrale plek van waaruit zoveel mogelijk alle ondersteunende activiteiten voor de Ondernemingsraad worden gecoördineerd. Als managementondersteuner (MO) heb je regelmatig contact met je collega's van de departementsleiding en directies. Het secretariaat is ook aanspreekpunt voor derden (achterban, collega-medewerkers) die contact opnemen met de OR.De Voorzitter en de Secretaris Ondernemingsraad verzorgen de aansturing van het secretariaat op hoofdlijnen. De ambtelijk en bestuurlijk secretaris zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie.Wat bieden we jou?

• Een salaris van € 3016,50 tot € 3879,75 op basis van 36 uur / schaal 7, cao van het Rijk.
• Een reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig vergoed wordt.
• Je bouwt naar rato 25 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Een eindejaarsuitkering.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.

Als medewerker via Driessen kun je daarnaast rekenen op mooie extra’s zoals collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg)verzekeringen, een fiscaal voordelige uitruilregeling en €10 korting op je sportabonnement bij een van de 3550 sportscholen.Voordelen als je via Driessen werkt

• Ons team met adviseurs staat altijd voor je klaar, ook bij vragen over plezier in je werk, mantelzorg of je financiële situatie.
• Gratis opleidingen en workshops zowel online als op locatie door de beste trainers.
• Betaal minder belasting met onze reiskosten-uitruilregeling.
• Korting op je (zorg)verzekeringen en sportabonnement.