Managementassistent

Wat ga je doen?Verlenen van management- en secretariële ondersteuning:

Het behandelen van de ingekomen en uitgaande post (registreren, doorzenden, mede bewaken van de tijdige afdoening, verzenden );

Het in overleg indelen en bewaken van de agenda van de directeur attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken;

Het behandelen van de inkomende telefoongesprekken en het doorverbinden of doorverwijzen naar andere personen;

Het ontvangen en begeleiden van (buitenlandse) bezoekers;

Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken, het verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen en van de voortgangsbewaking van de daarin overeengekomen acties;

Het in voorkomende gevallen naar onderwerp of project aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers het ressort of de stafafdeling;

Het bewaken van de voor dienstreizen, relatiegeschenken en representatie aan het ressort, de afdeling toegewezen budgetten, het bijhouden van een overzicht van gemaakte dienstreizen, verstrekte relatiegeschenken en toegekende representatiekostenvergoedingen;

Het coördineren van de bestellingen van de kantoorartikelen;

Het verzorgen van de correspondentie en het op aanwijzing concipiëren van brieven over algemene aangelegenheden;

Het controleren van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en huisstijl;

Het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak voor de medewerkers van directie administratieve en organisatorische zaken;

Het verrichten van tekstverwerkings- en andere administratieve werkzaamheden (langs geautomatiseerde weg opmaken van slides en andere overzichten briefings, presentaties, typen, collationeren, controleren, kopiëren, etc.);

Het bijhouden van bestanden voor relatiebeheer en mailings;

Het aanvragen en boeken van dienstreizen, regelen van vervoer (Mede) samenstellen van managementinformatie:

Het toezien op het tijdig ontvangen van de noodzakelijke stukken;

Het controleren van de door de verschillende medewerkers van het ressort en krijgsmachtdelen aangeleverde stukken op volledigheid, waar nodig corrigeren, aanvullen, uiteindelijk samenvoegen en zodanig vormgeven dat er één geheel ontstaat, mcl. inhoudsopgave;

Het tijdig aanbieden van het document voor reproductie en verzending.Wie zoeken weWerk-/denkniveau:

Een mbo+-werk- en -denkniveau, aangevuld met een secretarieel diploma.Vereist:

Het zelfstandig kunnen samenstellen van managementinformatie.

Het prioriteren van inkomende en uitgaande managementinformatie.

Het verlenen van (algemene) management- en secretariële ondersteuning.

Een goede vaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.Gewenst:

Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen binnen Defensie, de overheid en internationale organisaties.

Recente werkervaring op een managementondersteunende functie.Speelruimte

De medewerker managementondersteuning/secretaresse neemt beslissingen en stelt prioriteiten bij het beoordelen van het belang en de urgentie van voor de directeur bestemde post, e-mail en telefoongesprekken, bij het maken van afspraken, bij het voorbereiden en maken van verslagen van vergaderingen, bij het (mede) samenstellen van managementinformatie en bij het bewaken van de vertrouwelijkheid van informatie.Competenties:

Communiceren

Flexibel

Initiatief

Integer

Proactief

Zelfstandig

Plannen & Organiseren

Analyseren

SamenwerkenDit krijg je van onsSalarisniveau schaal 7

Minimum salaris: € bruto per maand

Maximum salaris: € bruto per maand

Contractduur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling.

Aantal uren per week 38

Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaardenHet Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer...