Managementassistent Officemanagement Werk en Inkomen
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | ZZP |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Utrecht |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Matchd |
| Contactpersoon |
Matchd Amersfoort 033-2048204 |
Informatie
Utrecht heeft jou nodig! Utrecht is de snelst groeiende stad van Nederland met een verwachte groei naar 450.000 inwoners in 2040. Het organisatieonderdeel Werk en Inkomen (W&I) richt zich op het vergroten van de zelfstandigheid van de huidige én toekomstige Utrechters. Hierbij ondersteunen wij werkzoekenden richting de arbeidsmarkt en het weer meedoen in de maatschappij. Op deze manier leveren wij een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad. Als Managementassistent werk je bij het organisatieonderdeel Werk en Inkomen binnen het team Officemanagement. Binnen dit team zijn 6 medewerkers elke dag druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden. Binnen het Officemanagement wordt met elkaar hard gewerkt, maar er is zeker ruimte voor humor en collega's staan voor elkaar klaar. Er heerst een fijne werksfeer en je komt in een warm bad terecht.
Je taken zijn:
Het Officemanagement van W&I is op zoek naar een tijdelijke collega waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden. Je ondersteunt 2 managers op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord. Concreet houdt dit in dat jij:
- Met plezier de complexe agenda en volle mailboxen van de managers beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload van de managers is hierin erg belangrijk;
- Afspraken maakt, zowel intern als extern;
- Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
- Je pakt HRM-ondersteunende taken. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
- Projecten/evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt;
- Wanneer nodig, de vervanger bent van je collega's binnen het OM bij verlof en ziekte;
- Overige administratieve taken die aan de orde komen (zoals bloemen bestellen en lunch regelen).
6 maanden | 32-36 uur per week | 0,89-1 fte
Omschrijving
Utrecht heeft jou nodig! Utrecht is de snelst groeiende stad van Nederland met een verwachte groei naar 450.000 inwoners in 2040. Het organisatieonderdeel Werk en Inkomen (W&I) richt zich op het vergroten van de zelfstandigheid van de huidige én toekomstige Utrechters. Hierbij ondersteunen wij werkzoekenden richting de arbeidsmarkt en het weer meedoen in de maatschappij. Op deze manier leveren wij een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad. Als Managementassistent werk je bij het organisatieonderdeel Werk en Inkomen binnen het team Officemanagement. Binnen dit team zijn 6 medewerkers elke dag druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden. Binnen het Officemanagement wordt met elkaar hard gewerkt, maar er is zeker ruimte voor humor en collega's staan voor elkaar klaar. Er heerst een fijne werksfeer en je komt in een warm bad terecht.
Je taken zijn:
Het Officemanagement van W&I is op zoek naar een tijdelijke collega waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden. Je ondersteunt 2 managers op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord. Concreet houdt dit in dat jij:
- Met plezier de complexe agenda en volle mailboxen van de managers beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload van de managers is hierin erg belangrijk;
- Afspraken maakt, zowel intern als extern;
- Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
- Je pakt HRM-ondersteunende taken. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
- Projecten/evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt;
- Wanneer nodig, de vervanger bent van je collega's binnen het OM bij verlof en ziekte;
- Overige administratieve taken die aan de orde komen (zoals bloemen bestellen en lunch regelen).
6 maanden | 32-36 uur per week | 0,89-1 fte
Functie eisen
- Minimaal MBO 4 werk- en denkniveau;
- Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
- Ervaring met MS-Officepakketten, met name met Outlook en Teams;
- Werkervaring met complex agendabeheer en beheer van de mailbox;
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als in geschrifte.
Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.
