Managementassistent

Wat ga je doen? Verlenen van management- en secretariële ondersteuning: Het behandelen van de ingekomen en uitgaande post (registreren, doorzenden, mede bewaken van de tijdige afdoening, verzenden e.d.); Het in overleg indelen en bewaken van de agenda van de directeur attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken; Het behandelen van de inkomende telefoongesprekken en het doorverbinden of doorverwijzen naar andere personen; Het ontvangen en begeleiden van (buitenlandse) bezoekers; Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken, het verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen en van de voortgangsbewaking van de daarin overeengekomen acties; Het in voorkomende gevallen naar onderwerp of project aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers t.b.v. het ressort of de stafafdeling; Het bewaken van de voor dienstreizen, relatiegeschenken en representatie aan het ressort, de afdeling toegewezen budgetten, w.o. het bijhouden van een overzicht van gemaakte dienstreizen, verstrekte relatiegeschenken en toegekende representatiekostenvergoedingen; Het coördineren van de bestellingen van de kantoorartikelen; Het verzorgen van de correspondentie en het op aanwijzing concipiëren van brieven over algemene aangelegenheden; Het controleren van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en huisstijl; Het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak voor de medewerkers van directie m.b.t. administratieve en organisatorische zaken; Het verrichten van tekstverwerkings- en andere administratieve werkzaamheden (langs geautomatiseerde weg opmaken van slides en andere overzichten t.b.v. briefings, presentaties, typen, collationeren, controleren, kopiëren, etc.); Het bijhouden van bestanden voor relatiebeheer en mailings; Het aanvragen en boeken van dienstreizen, regelen van vervoer e.d. (Mede) samenstellen van managementinformatie: Het toezien op het tijdig ontvangen van de noodzakelijke stukken; Het controleren van de door de verschillende medewerkers van het ressort en krijgsmachtdelen aangeleverde stukken op volledigheid, waar nodig corrigeren, aanvullen, uiteindelijk samenvoegen en zodanig vormgeven dat er één geheel ontstaat, mcl. inhoudsopgave; Het tijdig aanbieden van het document voor reproductie en verzending. Wie zoeken we Werk-/denkniveau: Een mbo+-werk- en -denkniveau, aangevuld met een secretarieel diploma. Vereist: Het zelfstandig kunnen samenstellen van managementinformatie. Het prioriteren van inkomende en uitgaande managementinformatie. Het verlenen van (algemene) management- en secretariële ondersteuning. Een goede vaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Gewenst: Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen binnen Defensie, de overheid en internationale organisaties. Recente werkervaring op een managementondersteunende functie. Speelruimte De medewerker managementondersteuning/secretaresse neemt beslissingen en stelt prioriteiten bij het beoordelen van het belang en de urgentie van voor de directeur bestemde post, e-mail en telefoongesprekken, bij het maken van afspraken, bij het voorbereiden en maken van verslagen van vergaderingen, bij het (mede) samenstellen van managementinformatie en bij het bewaken van de vertrouwelijkheid van informatie. Competenties: Communiceren Flexibel Initiatief Integer Proactief Zelfstandig Plannen & Organiseren Analyseren Samenwerken Dit krijg je van ons Salarisniveau schaal 7 Minimum salaris: €3.050 bruto per maand Maximum salaris: €4.200 bruto per maand Contractduur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling. Aantal uren per week 38 Plaats Den Haag, Zuid-Holland Overige arbeidsvoorwaarden Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen. De organisatie Ministerie van Defensie Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT. Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie. Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4100 burgers en militairen. De afdeling Defensiestaf De doelstelling van de Defensiestaf is het ondersteunen van de CDS als hoogste militaire adviseur van de Minister. Daarnaast heeft de CDS specifieke verantwoordelijkheden in het bestuurlijke proces van Defensie (de rol van de corporate planner, behoeftesteller en beleids-verantwoordelijke voor het operationele domein) en in het operationele proces. De CDS is als corporate operator integraal verantwoordelijk voor het gehele operationele proces (gereedstelling en inzet) en de coördinatie van de ondersteuning daarvan. Hij stuurt als Commandant der Strijdkrachten de commandanten van de Operationele Commando¿s (C-OPCO's) aan en heeft Full command over de ingezette eenheden. Bijzonderheden Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten. Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie. Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit. Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. 38 - 38 uren per week €3.050 ~ €4.200 salaris Niveau: Mbo - 4 Locatie: Den Haag Reageren vóór 06 april 2025 Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info Managementassistent Wat ga je doen? Verlenen van management- en secretariële ondersteuning: Het behandelen van de ingekomen en uitgaande post (registreren, doorzenden, mede bewaken van de tijdige afdoening, verzenden e.d.); Het in overleg indelen en bewaken van de agenda van de directeur attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken; Het behandelen van de inkomende telefoongesprekken en het doorverbinden of doorverwijzen naar andere personen; Het ontvangen en begeleiden van (buitenlandse) bezoekers; Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken, het verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen en van de voortgangsbewaking van de daarin overeengekomen acties; Het in voorkomende gevallen naar onderwerp of project aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers t.b.v. het ressort of de stafafdeling; Het bewaken van de voor dienstreizen, relatiegeschenken en representatie aan het ressort, de afdeling toegewezen budgetten, w.o. het bijhouden van een overzicht van gemaakte dienstreizen, verstrekte relatiegeschenken en toegekende representatiekostenvergoedingen; Het coördineren van de bestellingen van de kantoorartikelen; Het verzorgen van de correspondentie en het op aanwijzing concipiëren van brieven over algemene aangelegenheden; Het controleren van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en huisstijl; Het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak voor de medewerkers van directie m.b.t. administratieve en organisatorische zaken; Het verrichten van tekstverwerkings- en andere administratieve werkzaamheden (langs geautomatiseerde weg opmaken van slides en andere overzichten t.b.v. briefings, presentaties, typen, collationeren, controleren, kopiëren, etc.); Het bijhouden van bestanden voor relatiebeheer en mailings; Het aanvragen en boeken van dienstreizen, regelen van vervoer e.d. (Mede) samenstellen van managementinformatie: Het toezien op het tijdig ontvangen van de noodzakelijke stukken; Het controleren van de door de verschillende medewerkers van het ressort en krijgsmachtdelen aangeleverde stukken op volledigheid, waar nodig corrigeren, aanvullen, uiteindelijk samenvoegen en zodanig vormgeven dat er één geheel ontstaat, mcl. inhoudsopgave; Het tijdig aanbieden van het document voor reproductie en verzending. Wie zoeken we Werk-/denkniveau: Een mbo+-werk- en -denkniveau, aangevuld met een secretarieel diploma. Vereist: Het zelfstandig kunnen samenstellen van managementinformatie. Het prioriteren van inkomende en uitgaande managementinformatie. Het verlenen van (algemene) management- en secretariële ondersteuning. Een goede vaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Gewenst: Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen binnen Defensie, de overheid en internationale organisaties. Recente werkervaring op een managementondersteunende functie. Speelruimte De medewerker managementondersteuning/secretaresse neemt beslissingen en stelt prioriteiten bij het beoordelen van het belang en de urgentie van voor de directeur bestemde post, e-mail en telefoongesprekken, bij het maken van afspraken, bij het voorbereiden en maken van verslagen van vergaderingen, bij het (mede) samenstellen van managementinformatie en bij het bewaken van de vertrouwelijkheid van informatie. Competenties: Communiceren Flexibel Initiatief Integer Proactief Zelfstandig Plannen & Organiseren Analyseren Samenwerken Dit krijg je van ons Salarisniveau Minimum salaris: Maximum salaris: Contractduur Aantal uren per week Plaats schaal 7 €3.050 bruto per maand €4.200 bruto per maand Tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling. 38 Den Haag, Zuid-Holland Overige arbeidsvoorwaarden Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen. De organisatie Ministerie van Defensie Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT. Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie. Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4100 burgers en militairen. De afdeling Defensiestaf De doelstelling van de Defensiestaf is het ondersteunen van de CDS als hoogste militaire adviseur van de Minister. Daarnaast heeft de CDS specifieke verantwoordelijkheden in het bestuurlijke proces van Defensie (de rol van de corporate planner, behoeftesteller en beleids-verantwoordelijke voor het operationele domein) en in het operationele proces. De CDS is als corporate operator integraal verantwoordelijk voor het gehele operationele proces (gereedstelling en inzet) en de coördinatie van de ondersteuning daarvan. Hij stuurt als Commandant der Strijdkrachten de commandanten van de Operationele Commando¿s (C-OPCO's) aan en heeft Full command over de ingezette eenheden. Bijzonderheden Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten. Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie. Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit. Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. 38 - 38 uren per week €3.050 ~ €4.200 salaris Niveau: Mbo - 4 Locatie: Den Haag Reageren vóór 06 april 2025 Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info Managementassistent Ook interessant voor jou