Managementassistent directiesecretariaat Veilig Thuis Haaglanden

In de rol van Managementassistent bij Veilig Thuis Haaglanden ben je de verbindende factor die onze
directie en managers ondersteunt en de organisatie soepel laat draaien. Je werkt samen met een
toegewijd team van collega's en hebt een breed scala aan verantwoordelijkheden, van complex
agendabeheer tot het verwelkomen van bezoekers. Met jouw vaardigheden draag je bij aan de
professionele uitstraling van onze organisatie en zorg je ervoor dat alle operationele aspecten vlot
verlopen.

Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in ‘de dienst draaiende houden’ en waarbij
je zeker ruimte krijgt voor eigen initiatief. Je gaat werken in een enthousiast, betrokken team van 2
collega’s. Bij Veilig Thuis Haaglanden werk je in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde
is, en je draagt direct bij aan het verschil dat we maken in de samenleving. Samen streven we naar
een veiligere toekomst.

• €2666,- tot €3784,- bruto per maand
• 32 tot 36 uur per week
• 7,55% opbouw eindejaarsuitkering
• Veilig Thuis Haaglanden

Je werkt zelfstandig, zorgvuldig en bent organisatiesensitief. Vanzelfsprekend ben je een sterk in
plannen en organiseren. Daarnaast vind je het belangrijk om zaken uit te zoeken en ervoor te zorgen
dat alles vlekkeloos verloopt. Je bent stressbestendig en kunt goed onder tijdsdruk werken. Je weet
daarbij verwachtingen te managen en zaken te prioriteren. Hierin ben jij je bewust van ambtelijke,
politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je gaat integer om met personele en bestuurlijk gevoelige
onderwerpen.
Verder beschik je over:

 mbo niveau 4/HBO werk- en denkniveau;
 minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
 ruime ervaring met Microsoft office en digitaal werken (bijvoorbeeld Outlook, Teams
en SharePoint).
Je bent : assertief  ,daadkrachtig , een teamplayer, zorgvuldig  en je beschikt over digitale vaardigheden.

Je speelt je een cruciale rol in de ondersteuning van onze directie. Samen met twee gedreven collega’s ondersteunen jullie zes regiomanagers en de productgroep- manager. Door jullie proactieve aanpak en uitstekende digitaal organisatorische vaardigheden vormen jullie als team een steunpilaar voor onze directie!
Jij fungeert als de schakel tussen de manager(s) en andere afdelingen en zorgt voor een vlotte
informatiestroom. Je bent goed in complexe agendabeheer en stroomlijnt makkelijk de agenda’s van
de managers: je beoordeelt, prioriteert en plant de afspraakverzoeken in. Door jouw uitgebreide
kennis over Microsoft Outlook en Teams zorg je voor efficiënte e-mail beheersing. Jij kent alle
handige instellingen van Microsoft en op deze manier bespaar jij tijd. Zo kan je snel door met het
regelen en organiseren van bijvoorbeeld: vergaderingen, selectiegesprekken, een borrel of lunch, het
reserveren van overlegruimtes, het aanmaken van de digitale links en/of het maken.
Daarnaast heb je sterke communicatieve vaardigheden. Het dirigeren van inkomende en uitgaande
correspondentie gaat je makkelijk af, waarbij je aandacht hebt voor details en zorgt voor de juiste
‘tone of voice’. Ook heb je veel invloed op het bevorderen van onze professionele uitstraling. Je
verwelkomt bezoekers en externe contacten met een glimlach en zorgt voor een gastvrije
ontvangst.

De veiligheidsregio Haaglanden omvat de gemeenten Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg,
Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer.
Met ingang van 1 januari 2018 is de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis Haaglanden als aparte
Productgroep onderdeel van de dienst Onderwijs Cultuur en Welzijn (OCW) van de gemeente Den
Haag. Onder bestuurlijke aansturing van de GR GGD en VT Haaglanden vormt de
uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis Haaglanden het advies- en meldpunt voor huiselijk geweld en
kindermishandeling, voor zowel professionals als alle betrokken burgers (van -0 tot 100+) binnen de
regio Haaglanden. Uitgangspunt daarbij is dat opgroeien en leven vanuit een veilig thuis ruimte geeft
aan burgers om volwaardig te kunnen deelnemen aan de samenleving en keuzes te kunnen maken
die bij hen passen.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Let op: zonder motivatie nemen we je sollicitatie niet in behandeling.

Ook wordt voor deze sollicitatie om een referentie gevraagd.