Management ondersteuner P&O

Zit organiseren in je bloed, is snel schakelen je tweede natuur en weet je het hoofd koel te houden in hectische situaties? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Heb jij een scherp oog voor detail en zin in een veelzijdige rol waarin je direct samenwerkt met de Manager P&O? We zoeken een enthousiaste, flexibele, proactieve en gestructureerde Management Ondersteuner die ontzorgt en ondersteunt.

Ben jij een organisatietalent met oog voor detail? Wil je een cruciale rol spelen binnen de organisatieonderdelen waar jij aan gekoppeld wordt en bijdragen aan het succes van onze organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou! Als management ondersteuner ben je het eerste aanspreekpunt voor een van onze managers en bied je allround ondersteuning op secretarieel en organisatorisch gebied. Jij bent de onmisbare rechterhand. Jullie kunnen lezen en schrijven met elkaar en je hebt aan een half woord genoeg.

Wat ga je doen?

• Administratieve Ondersteuning: Beheren van agenda’s, organiseren van interne en externe vergaderingen en evenementen, voorbereiden van presentaties en rapportages. De mailbox en de post hou je dagelijks bij en je handelt vragen en/of verzoeken zoveel mogelijk zelfstandig af.
• Beheren van e-mail, post, telefoon en correspondentie;
• Voorbereiden en notuleren van meetings, inclusief het opstellen van presentaties;
• Maken van rapportages en inkooporders;
• Zorgen dat MT-leden goed geïnformeerd zijn en werk uit handen wordt genomen;
• Effectieve planning en zelfstandige afhandeling van zaken;
• Effectieve voorbereiding van vergaderingen en kwalitatieve verslaglegging.
• Communicatie: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie, opstellen en verspreiden van correspondentie en notulen van vergaderingen. Je notuleert wanneer nodig en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en besluiten die zijn genomen. Ook bereid je in het algemeen diverse stukken voor en deze redigeer je.
• Data- en Documentbeheer: Beheren en archiveren van documenten, zorgen voor een accurate en veilige opslag van informatie.
• Ondersteuning bij Besluitvorming: Voorbereiden van vergaderstukken, verzamelen van relevante informatie en ondersteunen bij het opstellen van documenten.
• Facilitaire Taken: Coördineren van facilitaire diensten, zoals o.a. vergaderzalen reserveren, evenementen en bijeenkomsten organiseren inclusief bijbehorende materiaal en artikelen.
• Ad hoc Taken: Uitvoeren van diverse ad hoc taken en opdrachten ter ondersteuning van je manager.

Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en prioriteren gaat jou gemakkelijk af. Met jouw proactieve, zelfstandige houding en uitstekende communicatieve vaardigheden ben jij de spil in het web die alle processen soepel laat verlopen.

Wat bieden wij?

• Een contract voor 24 uur per week. Bij voorkeur start je zo spoedig mogelijk.
• Het bruto maandsalaris valt, conform de Cao FNV Organisaties, in schaal 8 en ligt, op basis van een 35-urige werkweek vanaf 1 januari 2025, tussen € 3.030 en € 3.931.
• Een goede pensioenregeling, 8,33% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering.
• Een goede verlofregeling van 228 verlofuren per kalenderjaar op basis van een 35-urige werkweek en de mogelijkheid om verlof gedeeltelijk te (ver)kopen.
• De keuze uit een NS-kaart of reiskostenvergoeding.
• De mogelijkheid om thuis te werken en eventuele bijbehorende ICT-middelen.
• Een thuiswerkvergoeding.
• Inspirerende werkomgeving: Een plek waar jouw ideeën gewaardeerd worden en je de ruimte krijgt om te groeien.
• Persoonlijke ontwikkeling: Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling door middel van trainingen en workshops.
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden: Een aantrekkelijk salaris, goede secundaire arbeidsvoorwaarden en een gezonde werk-privébalans.
• Teamuitjes en werksfeer: Gezellige teamuitjes, borrels en een fijne werksfeer waarin je je snel thuis zult voelen.

Wie ben jij?

• Je hebt hbo werk- en denkniveau, je hebt een afgeronde opleiding in een relevante richting (bijv. managementondersteuning, secretaresse, administratie).
• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie is een pre.
• Betrouwbaarheid: Nauwkeurig, discreet en betrouwbaar in het omgaan met vertrouwelijke informatie. Integriteit is een vereiste en je weet met vertrouwelijke stukken om te gaan.
• Uitstekende organisatorische en tijdmanagementvaardigheden.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Proactieve houding en probleemoplossende vermogen.
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams).
• Je hebt een "hands on" mentaliteit, bent flexibel, niet snel uit balans en werkt graag zelfstandig.
• Je hebt affiniteit met notuleren.
• Samenwerking: Teamspeler met een flexibele en ondersteunende werkhouding. Je bent sociaal en communicatief vaardig en beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Initiatief: Zelfstandig kunnen werken en proactief bijdragen aan procesverbeteringen.
• Geen 9 tot 5 mentaliteit. De werkzaamheden verlangen soms van je dat je buiten kantooruren je taken af moet handelen.

Herken jij jezelf in bovenstaande vacature? Dan nodigen wij je graag uit om te reageren op deze functie. Dat kan onderstaand via "solliciteer direct online". Voor vragen of meer informatie kun je bellen naar 030-6301510 en vragen naar Margriet van Rikxoort. Of mailen naar margriet.vanrikxoort@trend.nl.