Management assistent

Als managementassistent ben je het hart van de directie en draag je bij aan het effectief functioneren van Uitvoering en Decentraal Advies en Control (UDAC), specifiek de directie Concerndirectie Informatiebeleid (CDIB). Dit doe jij met de juiste administratieve, logistieke en organisatorische support vanuit de standplaats in Den Haag.

Binnen het team vervul je een belangrijke rol. Je stemt zaken af met de verschillende in- en externe partijen. Ook zorg je voor het managen van de diverse informatiestromen ter ondersteuning van het directieteam.

Hoe jij bijdraagt in je rol

Je werkt in een dynamische en vaak hectische context en vormt een breed team met de collega’s en je managers. Binnen CDIB werk je nauw samen met een collega managementassistent. In je functie ben je het vaste aanspreekpunt voor twee afdelingshoofden. Ook vervang je je collega-managementassistent bij afwezigheid. Je beheert de agenda van de afdelingshoofden. Voor de afdeling ben je aanspreekpunt en ook ICT coördinator. Als er op locatie gewerkt wordt, ontvang je ook de bezoekers en doe je andere voorkomende klussen die zich voordoen.

Verder bewaak je de acties die het afdelingshoofd moet uitvoeren en zet ze zo nodig zelf in gang. Je bent dus de spil in de informatiestroom waarbij je op de juiste wijze onder andere nota’s, brieven en (algemeen overleg) dossiers afhandelt en samenstelt. Ook plan en organiseer je overleggen, directie-uitjes, catering en vergaderlocaties.

Daarnaast werk je samen met je collega-managementassistenten aan de doorontwikkeling van het vak en de afdeling. Jouw expertise is een onmisbare bijdrage aan het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve werkprocessen van FIB.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Je haalt voldoening uit het ondersteunen van een managementteam in een dynamische omgeving, waar geen dag hetzelfde is. Je geniet van het organiseren en soepel laten verlopen van processen, ook wanneer er veel tegelijk op je afkomt. Het geeft je energie om bij te dragen aan een team dat vertrouwen stelt in jouw flexibiliteit en oplossingsgerichtheid, waardoor je elke dag een directe impact hebt op het succes van de organisatie.

Je wordt ingewerkt door een andere managementassistent waar je nauw mee gaat samenwerken. Los van wat jij van ons meekrijgt, staan wij ook open voor jouw verfrissende ideeën en werkmethodes.

Ben je eenmaal ingewerkt? Dan kun je zowel zelfstandig als in teamverband aan de slag.

Binnen de directie heerst een open sfeer, waar hard wordt gewerkt en er ook ruimte is voor plezier. Iedereen staat klaar om elkaar te ondersteunen en advies te geven, wanneer dat nodig is.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!

Of wil je meer inhoudelijke informatie over de functie of onze organisatie? Neem dan contact op met Pamela de Haas, Manager Stafbureau, via 06-52525892. Zij staat je graag te woord!

• je hebt een afgeronde opleiding op mbo-niveau bij voorkeur in lijn met het vakgebied managementassistent
• je stelt het gemeenschappelijke resultaat boven het individuele belang
• je kunt gemakkelijk schakelen tussen onderwerpen of taken
• klantgerichtheid: je handelt snel en werkt zorgvuldig
• je bent handig in het werken met kantoorautomatisering: Windows, Outlook, Word en Excel

• Salaris­niveau schaal 7
• Maand­salaris Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra’s
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• goed om te weten dat het belangrijk is dat je op de vrijdagen beschikbaar bent om te werken
• om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou
• het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.