Management Assistent

Standplaats: Middelburg

Startdatum: 01-11-2024

Einddatum: 30-04-2025

Tijdelijk dienstverband: Ja

Uren per week: 32

Online sinds: 30-09-2024

Functie

Voor een non-profit organisatie in Middelburg zoeken we een Management Assistent.

De duur van de opdracht betreft 6 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 32 uur per week.

Bedrijfscultuur

Het provinciebestuur zet in op economische ontwikkeling, groei en vernieuwing van Zeeland. We benutten daarbij de strategische ligging in zee, tussen Rotterdam en Antwerpen. Ook kiezen we bewust voor de sectoren waar Zeeland sterk in is, zoals de procesindustrie met circular-biobased economie, de havens en logistiek, recreatie en toerisme, energie, landbouw en agro food, visserij en aquacultuur. Ook plattelandsontwikkeling en natuurherstel zijn onderwerpen waar het provinciebestuur aan werkt. De provinciale organisatie ondersteunt onder leiding van de provinciesecretaris/directeur het bestuur.

Functiebeschrijving

De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit vijf teams; Advisering Bestuur en directie, Ondersteuning Bestuur en Directie, Communicatie, Kabinet en Public Affairs. Als onderdeel van het team ‘Ondersteuning Bestuur en Directie' zorg je er samen met een team van enthousiaste professionals (collega managementassistentes, bestuursadviseurs, strategen en directie-bestuurssecretarissen) voor dat zowel de GS-leden als de directie dagelijks wordt geadviseerd en ondersteund zodat zij hun functie en bijbehorende verantwoordelijkheden op een zo goed mogelijke manier kunnen uitvoeren. We zijn hiervoor op zoek naar een collega die het leuk vindt om aan de slag te gaan als managementassistente van een gedeputeerde.

Wat

Jij vormt de buffer- en verbindende factor tussen de bestuurder met interne collega's en externe contacten. Hiervoor voer je regie op de agenda van de bestuurder en plan, bewaak en signaleer je de afspraken en verzorg je de e-mail correspondentie in Outlook. Je signaleert knelpunten en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en andere faciliteiten en zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig in het bezit is van alle benodigde stukken en informatie. Hiervoor hou je actief contact met de betrokken collega's of externe partijen. Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties en je verwijst de pers door. Elke week plaats je de bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen die het college van Gedeputeerde Staten hierover neemt. Je plant het vervoer van de dienstauto's in (juiste tijd, correct adres, P kaarten, eventueel een taxi regelen) en je houdt declaraties bij. In een wekelijks teamoverleg bespreek je de agenda voor de komende periode en signaleer- en attendeer je de bestuurder op eventuele aandachtspunten. Daarnaast leg je de afspraken vast tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg waarin de verschillende beleidsstukken uit de portefeuille van de bestuurder worden besproken.

Als managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur. Binnen dit team denk je actief mee met de bestuurder.

Hoe?

- Je werkt binnen een team van 8 enthousiaste collega's. Maandelijks vindt er werkoverleg plaats;

- Je werkt richt zicht primair op één bestuurder, maar er is ook sprake van onderlinge vervanging;

- Je werkt in Outlook en iBabs en incidenteel met Powerpoint voor het verwerken van presentaties en speeches.

Jouw profiel

- Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding;

- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent in de afgelopen 7 jaar;

- Je bent dienstverlenend ingesteld, je vindt het een uitdaging om ervoor te zorgen dat iemand anders zijn werk goed voorbereid kan doen. Daarnaast ben je klantvriendelijk richting externen en collega's en houd je daarbij wel het resultaat in het oog;

- Je houdt van hectiek en een gezonde dosis werkdruk. Hierin ben je goed in staat om te prioriteren;

- Je kunt goed improviseren (ook onder tijdsdruk) en je vindt het fijn om in een team te werken;

- Je neemt initiatief, bent assertief en durft zelfstandig keuzes te maken;

- Je bent oplossingsgericht en denkt actief mee over de juiste tijdsbesteding van een bestuurder;

- Je hebt geen “9 – 5” mentaliteit en bent flexibel;

- Je kunt goed overweg met Outlook, Word, Excel en PowerPoint;

- We vinden het belangrijk dat je goed Nederlands (spreken en schrijven) en Engels (spreken) kunt;

- Je bent representatief, zorgvuldig en je hebt oog voor de politiek-, bestuurlijke omgeving waarin deze opdracht zich bevindt.

Verdiensten

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.000,- en € 4.500,- (o.b.v. 36 uur), of een max. uurtarief van € 65,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.

Solliciteer direct

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

Reageren kan tot uiterlijk 6 oktober.