7 sep 2024
Management Assistent & Communications
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Maastricht |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | SD Worx Professionals Standaard |
| Contactpersoon |
Ellis Caubo +31(0)6 553 487 18 |
Informatie
De functie-inhoud omvat ondersteuning op secretarieel en operationeel gebied aan verschillende MT leden zoals:
- Verzorgen van de overwegend vertrouwelijke (e-mail) correspondentie (proactief signaleren en uitvoering geven aan actiepunten en bewaken van deadlines), zodanig dat een adequate behandeling van de correspondentie verzekerd is.
- Postverzorging.
- Complex agendabeheer om een doelmatige tijds- (dag/week/maand) indeling te bevorderen.
- Afstemmen van agendapunten t.b.v. vergaderingen, het notuleren van vergaderingen en het voorbereiden van vergaderdocumenten en het bewaken van gemaakte afspraken.
- Screenen van inkomende telefoongesprekken en beslissen over al dan niet doorverbinden afhankelijk van aard, doel en verzoek van het gesprek.
- Invoer van gegevens in standaarddatabases / spreadsheets.
- Afhandeling van administratieve taken (o.a. facturatie).
- Regelen van facilitaire zaken (denk aan bijvoorbeeld voorraadbeheer van kantoorartikelen).
- Aanvoelen en afstemmen van prioriteiten t.b.v. een tijdige beschikbaarheid van bescheiden voor superieur en het door hem nakomen van afspraken.
- Organiseren en verzorgen van de administratie van werkbezoeken, klantbezoeken en dienstreizen (boeken van lunches, diners, reizen, hotels etc.).
Daarnaast zullen de taken ook bestaan uit een aantal communicatie zaken zoals:
- Het bewaken en het uitdragen van de Sappi huisstijl.
- Verantwoordelijk voor het intranet / Sappi net door o.a. het vervullen van de rol van Superuser.
- Verantwoordelijk voor Social Media.
- Het opzetten en beheren van Linked Community Platform.
- Interne communicatie; Flash (nieuwsbrief), mededelingen, lichtkrant.
- Events: organisatie en communicatie rondom interne- en externe evenementen.
- Contacten met externe partijen.
Omschrijving
De functie-inhoud omvat ondersteuning op secretarieel en operationeel gebied aan verschillende MT leden zoals:
- Verzorgen van de overwegend vertrouwelijke (e-mail) correspondentie (proactief signaleren en uitvoering geven aan actiepunten en bewaken van deadlines), zodanig dat een adequate behandeling van de correspondentie verzekerd is.
- Postverzorging.
- Complex agendabeheer om een doelmatige tijds- (dag/week/maand) indeling te bevorderen.
- Afstemmen van agendapunten t.b.v. vergaderingen, het notuleren van vergaderingen en het voorbereiden van vergaderdocumenten en het bewaken van gemaakte afspraken.
- Screenen van inkomende telefoongesprekken en beslissen over al dan niet doorverbinden afhankelijk van aard, doel en verzoek van het gesprek.
- Invoer van gegevens in standaarddatabases / spreadsheets.
- Afhandeling van administratieve taken (o.a. facturatie).
- Regelen van facilitaire zaken (denk aan bijvoorbeeld voorraadbeheer van kantoorartikelen).
- Aanvoelen en afstemmen van prioriteiten t.b.v. een tijdige beschikbaarheid van bescheiden voor superieur en het door hem nakomen van afspraken.
- Organiseren en verzorgen van de administratie van werkbezoeken, klantbezoeken en dienstreizen (boeken van lunches, diners, reizen, hotels etc.).
Daarnaast zullen de taken ook bestaan uit een aantal communicatie zaken zoals:
- Het bewaken en het uitdragen van de Sappi huisstijl.
- Verantwoordelijk voor het intranet / Sappi net door o.a. het vervullen van de rol van Superuser.
- Verantwoordelijk voor Social Media.
- Het opzetten en beheren van Linked Community Platform.
- Interne communicatie; Flash (nieuwsbrief), mededelingen, lichtkrant.
- Events: organisatie en communicatie rondom interne- en externe evenementen.
- Contacten met externe partijen.
Functie eisen
- HBO- niveau.
- Heeft ervaring als management assistant met aantoonbare affiniteit op het gebied van communicatie.
- Heeft uitstekende mondelinge vaardigheden en heeft een goed gevoel voor taal, een vlotte pen.
- Heeft een professionele beheersing in woord en geschrift van het Nederlands en Engels.
- Is servicegericht.
- Heeft zeer veel tact en integriteit vanwege de regelmatige in- en externe contacten op hoog niveau en de grote mate waarin functiehouder in aanraking komt met vertrouwelijke info.
- Is een proactieve en daadkrachtige collega. Stelt prioriteiten, weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en weet ook in hectische perioden het overzicht te behouden.
- Is representatief en gastvrij.
- Heeft een no nonsense en hands on mentaliteit.
- Is stressbestendig.
- Is innovatief en creatief.
- Heeft professionele ervaring met het gebruik van standaard Microsoft Office-software (Word, PowerPoint, Excel). Kennis van grafisch ontwerpsoftware (bv Photoshop) is een pluspunt. Is vlot in eigen maken en werken met digitale systemen.
