Kwartiermaker (financiële) Basisprocessen

Standplaats: Utrecht

Startdatum: 03-03-2025

Einddatum: 31-10-2025

Tijdelijk dienstverband: Ja

Uren per week: 32-36

Online sinds: 13-02-2025

Functie

Voor een non-profit organisatie in Utrecht zoeken we een Kwartiermaker (financiële) Basisprocessen.

De duur van de opdracht betreft 8 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 32-36 uur per week.

Bedrijfscultuur

Wil je werken voor één van de snelst groeiende steden van Nederland? Dat is doen waar jij goed in bent en ervoor zorgen dat álle inwoners in Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en leven.

Utrecht groeit. Dat vraagt om nieuwe oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, onder andere op gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid en gezondheid. Voor deze nieuwe oplossingen is een brede blik nodig. Daarom werken we samen met de stad, met inwoners, ondernemers en instellingen. Daarbij handelen we naar onze kernwaarden: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar.

Functiebeschrijving

Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland. Het organisatieonderdeel Ruimte is een bijna 1000 mens grootte ontwikkelorganisatie van het fysieke domein. Het werkveld van Ruimte is zeer divers en richt zich op gebiedsontwikkeling als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema's als duurzame energie en mobiliteit.

Ruimte is georganiseerd in verschillende afdelingen en verantwoordelijk voor gebiedsontwikkeling, beleid en bedrijfsvoering. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zo'n 100 medewerkers die werken in één van de drie clusters binnen de afdeling: Financien en Inkoop, Informatie en Proces Management en Bedrijfsondersteuning.

Opdrachtomschrijving:

Binnen het cluster Bedrijfsondersteuning is een nieuw team basisprocessen geformeerd. Dit nieuwe team legt zich in eerste instantie specifiek toe op een aantal financiële basisprocessen. Denk hierbij aan ‘van bestellen tot betalen', het maken van (project) rapportages of het doen van administratieve taken op aangeven van Financieel Adviseurs. Deze taken zijn recent samengebracht met als doel de werkzaamheden te bundelen, de inhoudelijke kwaliteit van informatie te verbeteren, makkelijker af te stemmen en efficiënter te kunnen werken.

In de nieuwe vorm van dit team en het samenbrengen van de taken, is een kritische blik en aanpak nodig op het efficiënt ontwikkelen van werkprocessen van deze (financiële) basisprocessen en de procesmatige verbinding te maken met het team Financien en Inkoop.

Het team bestaat momenteel uit 7 mensen, met daarbij de ruimte en verwachting dat het uitbreiden van het team nodig is om nieuwe werkzaamheden binnen het team te concretiseren. Naast de aandacht voor de werkprocessen is er aandacht nodig voor de vorming van het team. De kwartiermaker zal rapporteren een de Manager Bedrijfsondersteuning.

Er liggen wellicht meer mogelijkheden om vergelijkbare taken die nu nog plaatsvinden binnen Ruimte onder te brengen in het team Basisprocessen. De aanname is dat veel van deze taken nu nog versnipperd binnen Ruimte plaatsvinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan taken bij project-assistentie. Ook wordt voorzien dat er nog andere basisprocessen te onderscheiden zijn binnen de afdelingen van Ruimte die zich heel goed lenen om op 1 plek te organiseren

De uitdaging voor de kwartiermaker is om, naast de inrichting en aansturing van het huidige team, bovenstaande te onderzoeken en een voorstel te schrijven voor de Directie inclusief de benodigde capaciteit en financiering.

We willen graag aan de slag met een kwartiermaker die haar/zijn tanden wil zetten in zowel het ontwikkelen van heldere en stevige werkprocessen die passen in de huidige opzet van de organisatie van de afdeling Bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat de kwartiermaker de verbinding zoekt met de collega's die werkzaam zijn binnen deze processen. Denk bijvoorbeeld aan bestellers, budgethouders en collega's binnen het team Financien en Inkoop. Doel is om een verbeter- en efficiëntieslag te maken, waardoor de medewerkers kunnen doen waar ze goed in zijn en dit optimaal wordt ondersteund. En daarnaast het onderzoek te doen naar andere processen die zich lenen voor eenzelfde efficiëntieslag.

Als kwartiermaker heb je de volgende taken:

• Opstellen jaarplan en samen met team uitvoering geven aan het plan;

• Lean maken van de huidige werkprocessen;

• Geven van een bestendige positie aan het team, in de organisatie;

• Ontwikkelen en begeleiden van medewerkers in de verandering;

• Vertegenwoordigen van het organisatie onderdeel Ruimte, in concern-brede ontwikkelingen;

• Doen van onderzoek en maken van een implementatieplan met betrekking tot centralisatie vergelijkbare taken ruimtebreed;

• Doen van onderzoek en maken van een implementatieplan met betrekking tot centralisatie van complementaire basistaken.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht:

Deze opdracht kan worden afgerond als de implementatieplannen zijn beschreven en de huidige werkprocessen Lean zijn ingericht.

Gesprekken zijn gepland op 25 februari 2025.