Interim Bestuurssecretaresse / Bestuursassistente

Doel van de functie Het verrichten van secretariële, administratieve- en beleidsvoorbereidende en ondersteunende werkzaamheden, met als doel de Raad van Bestuur op een efficiënte en effectieve wijze te ondersteunen bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Contacten •    Intern: Raad van Bestuur, bestuurssecretaris, medewerkers concernstaf (Control, HRM), directies en medewerkers zorggroepen en diensten en medezeggenschap. •    Extern: Raad van Toezicht, stakeholders, bezoekers. 

Taken: Organisatorische en beleidsmatige ondersteuning •    Managet informatiestromen (screenen, prioriteren, delegeren, doorverwijzen en afhandelen); •    Zorgt voor follow-up van acties van eigen onderdelen, zodat taken tijdig worden afgehandeld. •    Organiseert bijeenkomsten en werkbezoeken; •    Verzamelt, analyseert, interpreteert en verwerkt gegevens op diverse gebieden ter voorbereiding van rapporten en presentaties en ter onderbouwing van beleidsnotities (met name op strategisch niveau); •    Analyseert vraagstukken op diverse gebieden en adviseert hierover; •    Biedt projectondersteuning, zoals het opstellen van projectplanning en bewaken van de voortgang; •    Doet (verbeter)voorstellen inzake de (organisatorische) werkprocessen binnen het bestuurssecretariaat.

Secretariële ondersteuning •    Beheert en bewaakt de agenda van het bestuur, prioriteert mede de workload, voert mutaties door en stelt betrokkenen op de hoogte; •    Fungeert als intermediair voor het bestuur, ontvangt bezoekers en handelt inkomende en uitgaande telefoongesprekken, fax en e-mail af of verwijst door; •    Verwerkt inkomende en uitgaande post en signaleert en bewaakt actiepunten; •    Stelt correspondentie, rapportages en nota's op en redigeert teksten van leden van de Raad van Bestuur; •    Organiseert en notuleert bij uiteenlopende bestuursvergaderingen, verzorgt de verslaglegging, formuleert actiepunten en bewaakt de uitvoering. 

Administratieve ondersteuning •    Controleert, muteert en registreert diverse gegevens in geautomatiseerde systemen; •    Stelt op verzoek (signalerings)overzichten op en sturingsinformatie samen; •    Beheert de voorraad kantoorartikelen en plaats bestellingen hiervoor; •    Houdt dossiers actueel en op orde, kan hiertoe het zorgregistratieproces bewaken en afwijkingen signaleren en rapporteren;  •    Beheert het bestuursarchief.