Hands on regievoerder IDU/IAM

De opdracht richt zich op de implementatie en borging van In-, Door- en Uitstroom (IDU) en Identity & Access Management (IAM) binnen bijbehorende processen van de Gemeente Zwolle. De hands on regievoerder speelt hierin een verbindende, coördinerende en trekkende (IDU) rol tussen HR, IT en andere betrokken afdelingen.

Het doel is om ervoor te zorgen dat:

• IDU en IAM effectief worden ingericht en structureel worden geborgd binnen de organisatie.
• HR de benodigde input levert op beleidsmatig, procesmatig en uitvoerend niveau, zodat de implementatie goed aansluit op de praktijk.
• De juiste rollen en verantwoordelijkheden binnen HR worden afgestemd en geïmplementeerd, inclusief de coördinatie en uitvoering van rol mining en de afstemming van functienamen.
• De overgang van het project naar de reguliere organisatie soepel verloopt, waarbij structurele HR-taken en -verantwoordelijkheden helder zijn en de overdracht van kennis geborgd is.
• Het IDU-proces wordt geoptimaliseerd en gecontroleerd, waarbij zowel verbeteringen als borging bijdragen aan een efficiëntere en meer betrouwbare werkwijze.

De hands on regievoerder is voor IDU projectleider. De hands on regievoerder is voor IAM geen projectleider, maar heeft wel de vaardigheden om te schakelen, verbinden en af te stemmen tussen de behoeften van HR, IT en andere stakeholders. Dit betekent zowel halen als brengen: inzicht krijgen in wat nodig is, dit vertalen naar concrete acties en de uitvoering ervan ondersteunen.

• Uitvoering en opvolging van de IA-rapportage IDUAnalyseren van de IA-rapportage met betrekking tot het IDU-proces en nader bepalen welke acties nodig zijn.
• Bijstellen en uitvoeren van een actieplan op basis van de rapportagebevindingen om IDU-processen te verbeteren en compliant te maken.
• Terugkoppelen van resultaten aan de relevante stakeholders, zoals HR, IT en Control.
• Advisering en uitvoering: afstemming tussen IDU en IAMIn kaart brengen welke processen en activiteiten onder IDU blijven vallen en welke worden overgenomen door IAM.
• Opstellen van een transitieplan voor een soepele overgang van IDU-processen naar IAM.
• Afstemmen met HR en IT over benodigde aanpassingen in processen en systemen.
• Adviseren over consequenties van wijzigingen voor medewerkers en leidinggevenden binnen HR en andere afdelingen.
• Coördinator groepje ‘Control IDU-proces'Regisseren en coördineren van control-activiteiten binnen het huidige IDU-proces.
• Uitvoeren en bewaken van steekproeven om de effectiviteit van IDU-processen te toetsen.
• Bijsturen van de praktijk op basis van bevindingen uit steekproeven en data-analyse.
• Afstemming en overgang van IDU naar IAMSamenwerken met het IAM-team om het afbouwen van IDU en de opbouw van IAM goed op elkaar af te stemmen.
• Bepalen welke IDU-processen geoptimaliseerd en geborgd moeten worden voordat de transitie naar IAM plaatsvindt.
• Zorgen voor duidelijke procesbeschrijvingen en overdrachtsdocumentatie voor een soepele transitie.
• Structurele HR-rol in IDU en kennisoverdracht naar lijnorganisatieVastleggen van de structurele HR-taken en verantwoordelijkheden binnen het IDU-proces.
• Uitwerken en implementeren van richtlijnen en werkinstructies voor het beheer van IDU-processen.
• Overdragen van kennis aan HR-medewerkers door middel van documentatie en trainingen.
• Monitoren van IDU-processen na de implementatie en voorstellen van verbeteringen waar nodig.

• Lid projectgroep implementatie IAMBeoordelen en (aan)leveren van HR-input voor de inrichting van IAM op beleidsmatig, procesmatig en uitvoerend niveau.
• Afstemmen met betrokken afdelingen (HR, IV, Services) over rollen en verantwoordelijkheden binnen IAM, zodat deze helder en consistent worden ingericht.
• Uitvoeren en coördineren van bijdrage HR aan rol mining: analyseren van huidige rollen en rechten, controleren of deze aansluiten bij de IAM-inrichting en adviseren over aanpassingen.
• Afstemmen van functienamen en rolstructuren (zoals ‘visitekaart/populaire functienaam functies') om eenduidigheid en herkenbaarheid binnen IAM te borgen.
• Actief deelnemen aan project overleggen en bijdragen aan besluitvorming over IAM-inrichting.
• Signaleren en oplossen van knelpunten die ontstaan bij de implementatie van IAM binnen HR.
• Structurele HR-rol in IAM en overdracht naar lijnorganisatieOpstellen en implementeren van een beheermodel voor IAM-rollen, inclusief procedures voor beheer en wijzigingen.
• Zorgdragen voor overdracht van kennis en taken naar de lijnorganisatie, zodat HR structureel IAM-rollen kan beheren.
• Opstellen van werkinstructies en procesbeschrijvingen voor het beheer van IAM-rollen binnen HR.
• Organiseren en faciliteren van kennissessies en trainingen voor HR-medewerkers die met IAM werken.
• Monitoren van de effectiviteit van IAM-processen binnen HR en verbeteringen voorstellen waar nodig.
• Bewaken van de naleving van IAM-afspraken binnen HR en signaleren van afwijkingen of risico's.

• Vormgeven en implementeren van control-maatregelen voor declaraties en HR-administratieIn kaart brengen van risico's en kwetsbaarheden binnen declaratie- en administratiemogelijkheden die kunnen leiden tot fouten of misbruik.
• Opstellen en implementeren van controlemaatregelen om vergissingen en misbruik in declaraties en HR-administratie te voorkomen.
• Adviseren over procesverbeteringen binnen Youforce om de betrouwbaarheid en efficiëntie van de administratie te verhogen.
• Afstemmen met HR, IT en Control over benodigde aanpassingen in het systeem en beleid.
• Structurele HR-rol in control Youforce en kennisoverdrachtDefiniëren en vastleggen van structurele HR-taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot control Youforce.
• Uitwerken en implementeren van werkinstructies voor medewerkers die betrokken zijn bij declaraties en administratieve controleprocessen.
• Overdragen van kennis aan HR-medewerkers en leidinggevenden over de juiste toepassing van control-maatregelen binnen Youforce.
• Monitoren van de naleving van control-processen en periodiek evalueren of aanpassingen nodig zijn.

6 maanden - 16 uur - 0.44 FTE