Financieel Administratief Medewerker projecten

Standplaats: Rhoon

Startdatum: 10-03-2025

Einddatum: 01-08-2025

Tijdelijk dienstverband: Ja

Uren per week: 16

Online sinds: 27-02-2025

Functie

Voor een non-profit organisatie in Rhoon zoeken we een Financieel Administratief Medewerker projecten.

De duur van de opdracht betreft 4 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 16 uur per week.

Bedrijfscultuur

Albrandswaard is een prachtige gemeente met bijna 26.000 inwoners en een dynamisch verenigings- en ondernemersklimaat. Onze positie tussen stad en groen voelt soms dorps aan, maar dan wel met stadse kwaliteiten en voorzieningen ‘dicht bij huis'. Met optimale verbindingen via tram, trein, fiets en auto ligt de wereld aan onze voeten. We zijn terecht trots op Albrandswaard en beseffen dat we hard moeten werken om nog verdere stappen te maken. Ga jij met ons die uitdagingen aan?

Functiebeschrijving

Wat zijn je taken:

Je bent verantwoordelijk voor het beheren en controleren van de facturen en uren rondom inhuur. Hierbij bewaak/begeleid je het uitgaven proces van de gemeente.

TIMenterprise:

- Accounts aanmaken;

- Projecten toevoegen zodat mensen hierop hun uren kunnen schrijven. Dit doe je middels het toevoegen van schrijf-regels en koppelen van medewerkers;

- Uploads uitvoeren, zodat de uiteindelijke uren kunnen worden doorgestuurd om te factureren;

- Om te factureren maak je ook coderingsstaten en uitgebreide urenstaten.

Key2Financiën:

K2F wordt gebruikt om facturen af te handelen zowel voor de inhuur als van het cluster. Je taken omvatten onder andere:

- Het aanmaken van Nota's op verzoek van projectleiders;

- Factuurafhandeling van het cluster, hierbij check je of alle juiste documenten toegevoegd zijn en de juiste FCL gekoppeld is. Soms wordt iets verspreid over verschillende mensen en moet je facturen naar de juiste persoon sturen;

- Factuurafhandeling YACHT, hierbij controleer je of alle uren en kosten kloppen. Sommige mensen werken op meerdere projecten waardoor je een deel van de facturen doorstuurt naar de juiste personen;

- Correctieboekingen aanmaken;

- MI FCL's aanvragen;

- Aanvragen om ECL's te koppelen aan FCL's als dit nog niet is gekoppeld bij de factuurafhandeling.

PepperFlow:

- Het doorsturen van een project met de juiste informatie;

- Als er een afwijkend bedrag is, een toelichting toevoegen waarom dit zo is. Dit doe je door contact op te nemen met de desbetreffende projectleider;

- Contact onderhouden met de financieel adviseur, voornamelijk rond de jaarrekening.

TopDesk:

- Aanvragen behandelen;

- Vragen beantwoorden.

In wat voor omgeving kom je te werken:

Albrandswaard is een knusse kleine gemeente, je collega's zijn warm en vriendelijk. Het is een kleine organisatie waardoor je nauw contact met elkaar hebt, maar wel echt individueel aan je taken werkt. Voor deze functie betekent dit dat je een individuele schakel bent binnen het ambtelijke systeem. Er is veel ruimte om thuis te werken vooral met het takenpakket wat je krijgt. Al raden wij wel aan om ook naar kantoor te komen om je functie een gezicht te

geven en connecties te onderhouden.

Als je interesse hebt naar het functioneren van een ambtelijke organisatie is Albrandswaard zeker interessant. Door de kleine schaal krijg je veel mee ondanks dat je niet direct betrokken bent. Hierbij zie je dan wel voornamelijk de financiële kant natuurlijk.

Omdat de gemeente groeit en sinds kort pas op zichzelf staat zijn ze nog erg zoekende naar wat werkt. Dit betekent dat je ruimte krijgt om het functioneren van de organisatie te stroomlijnen. In het geval van deze baan kun je dit doen door de te kijken naar hoe je je eigen taken functioneler en praktischer kan maken. Als je eenmaal gesetteld bent in de functie is dit zeker een leuke uitdaging om aan te gaan.