Directiesecretaris

In de rol van directiesecretaris ben jij de steun en toeverlaat van de directie Grote Projecten en Onderhoud (GPO), dat bestaat uit de hoofd ingenieur directeur (HID) en 4 directeuren. Jij maakt actief deel uit van de directie en hebt daarin een ondersteunende en adviserende rol. Zonder jou loopt alles in de spreekwoordelijke soep, en kunnen zij geen besluiten neem.

Voel jij je uitgedaagd om deze rol in een complexe en bestuurlijke omgeving te gaan vervullen? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt in je rol

Als directiesecretaris zorg je ervoor dat de vergaderingen inhoudelijk en procesmatig goed verlopen. Een goede voorbereiding is dan ook essentieel. De onderwerpen stem je van tevoren goed af met de directeuren en werk je samen met de strategisch adviseur HID die de directie inhoudelijk adviseert. Jij hebt een actieve rol tijdens de vergaderingen, je bewaakt het proces en zorgt ervoor dat er besluit genomen worden, en neemt de verslaglegging voor je rekening. Verder voer je de regie op de verspreiding van stukken, verzorg je annotaties en coördineer je de opstelling van (jaar)plannen en de termijnagenda.

Deze taken zijn jou goed bekend en dit is niet het enige waarmee je je bezig mag houden. Jij neemt als secretaris ook een belangrijke rol in als het gaat om het coördineren van de Wet Openbare Overheid (WOO)-verzoeken. Als coördinator zorg je ervoor dat de verzoeken goed en tijdig worden afgehandeld en dat de juiste personen hierbij worden betrokken. Ook heb je een rol als adviseur Ondernemingsraad (OR). Je bereidt OR overleggen voor samen met de OR secretaris, adviseert de HID en directeuren hierover en bent aanwezig bij de officiële overleggen met de OR.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Je vindt het leuk om je op het snijvlak te begeven tussen vakinhoudelijk en secretarieel werken in een zelfstandig rol. Als directiesecretaris is dit namelijk exact de ondersteuning die je verleent vanuit jouw functie. Je voelt je thuis in een zelfstandige rol waarbij je enerzijds zorgt voor een goede organisatie en een soepel proces.

Anderzijds zorg je voor goede verslaglegging en navolging van de besluiten. Ook de communicatie naar de omgeving is hierin belangrijk. Het geeft jou veel voldoening als dit goed verloopt. Het geeft jou energie om een centrale rol te spelen waarbij je te maken krijgt met diverse soorten onderwerpen op strategisch niveau. Een belangrijke positie waarin je veel hoort over wat er speelt in de organisatie en waarin je ook heel zorgvuldig omgaat met de informatie. Jij bent dan ook alert op de signalen en communiceert hierover met jouw omgeving.

Wat wij aan jou waarderen

Ben je al enthousiast? Mooi! Jij maakt het 'plaatje' compleet als jij je herkent in de volgende omschrijving:

• jij wordt enthousiast van om in een complexe en bestuurlijke werkomgeving te werken, en kan goed inspelen op de belangen en posities van de directieleden. Je omschrijft jezelf dan ook als iemand die politiek bestuurlijk sensitief, communicatief en accuraat is
• jij onderneemt actie wanneer zich signalen voordoen waarop je direct moet acteren
• je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding
• je bent organisatorisch sterk, ook jouw coördinerende taken bij de WOO-verzoeken en jouw rol bij de OR

Meer weten?

Solliciteer direct, wij kijken ernaar uit! Een eerste kennismaking kan wat ons betreft snel plaatsvinden. We kunnen ons voorstellen dat je nog vragen hebt en eerst meer wilt weten over de functie of de sfeer in het team. Bel dan met Marion Straatman, afdelingshoofd, via 06-11526435. Zij staat jou graag te woord!

Wil je meer weten over werken bij Rijkswaterstaat, kijk dan op werken bij Rijkswaterstaat.

• je hebt werkervaring in een soortgelijke rol als directiesecretaris
• je hebt aantoonbare vaardigheid in het organisatorisch, procesmatig en/of vakinhoudelijk coördineren

• je standplaats is Utrecht. Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega’s vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toelaat
• de (online) selectiegesprekken vinden plaats op een nader af te stemmen datum
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces

Heb je binnenkort je eerste kennismakings- of sollicitatiegesprek? Dit vindt bij voorkeur online plaats. Daarmee stimuleren wij ‘slim’ reizen. Zo dragen we bij aan minder druk op snelwegen en OV én minder CO2-uitstoot. Heb je toch liever een gesprek op een van onze kantoren? Laat het ons weten, dan kijken we natuurlijk wat mogelijk is.

Ben je toe aan het gesprek voor de 2e ronde of het arbeidsvoorwaardengesprek? Dan ontvangen wij je graag op locatie. Heb je dit gesprek liever online? De adviseur Werving en Selectie inventariseert wat jouw wensen zijn waarna een definitieve afspraak wordt gemaakt.

Vragen?
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze adviseur Werving en Selectie of kijk op onze website voor meer informatie.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Bij Rijkswaterstaat vinden we het belangrijk dat jij lekker in je vel zit. Zo kun je bijvoorbeeld deelnemen aan mindfulness cursussen of gebruik maken van een lifestyle coach. Ook organiseren we een aantal keer per jaar sportdagen, waar je samen met collega’s verschillende sporten kunt uitoefenen of proberen.

Daarnaast begrijpen wij het belang van een goede werk-privé balans. Dus wil jij even sporten in je lunchpauze? 's Middags je (klein)kind van school halen en ‘s avonds je werk online afmaken? Bij ons kun je hybride werken als je functie dat toelaat. En om hybride te kunnen werken, moeten zaken wel goed geregeld zijn. Zo krijg je:

• voorzieningen voor een gezonde, arbo-conforme thuiswerkplek zoals een bureaustoel en een verstelbaar bureau
• een thuiswerkvergoeding van €2,35 per dag
• een reiskostenvergoeding als je naar kantoor reist
• een extra vergoeding van €750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek

Natuurlijk biedt Rijkswaterstaat jou nog veel meer goede arbeidsvoorwaarden. Zoals verlofregelingen, duurzame arbeidsvoorwaarden, studie en persoonlijke ontwikkeling. Wil je zelf meer lezen? Duik dan in de CAO Rijk.

Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen Grote Projecten en Onderhoud (GPO)? Dit organisatieonderdeel geeft middels beeldbepalende projecten de Nederlandse infrastructuur vorm. Enerzijds is GPO verantwoordelijk voor alle aanleg- en onderhoudsprojecten en anderzijds voor complexe vervangings- en renovatieprojecten. Sommige zelfs met een omvangrijke industriële automatiseringscomponent. Denk bijvoorbeeld aan projecten als de versterking van de Afsluitdijk en de duurzame Zeesluis IJmuiden, de renovatie van de 1ste Heinenoordtunnel en het windpark op de Maasvlakte in Rotterdam. Hierbij hebben duurzaamheid, innovatie, informatie en de balans tussen mens, economie en natuur onze absolute aandacht.

De missie van GPO van 2030 is om Rijkswaterstaat, en al zijn infrastructurele projecten, energieneutraal te laten functioneren. Samen met partners, zoals gemeenten, provincies, waterschappen en marktpartijen, streeft GPO naar projecten met maatschappelijke meerwaarde.

In totaal werken ruim 900 mensen binnen GPO, verspreid over vier directies: Inkoop- & Contractmanagement, Productie & Projectmanagement, Techniek & Technisch Management en Bedrijfsvoering & Projectbeheersing.

Bedrijf Rijkswaterstaat
De afdeling ‘Bedrijf Rijkswaterstaat' omvat de taken die nodig zijn om Grote Projecten en Onderhoud goed te laten functioneren en om integraal te adviseren en ondersteunen over bedrijfsvoering. Hieronder vallen taken als HRM-advies, het aansturen en verzorgen van de managementcyclus, communicatie, advisering van het directieteam en de Ondernemingsraad en managementondersteuning voor geheel Grote Projecten en Onderhoud.