Directiesecretaris personeel en organisatie

Word secretaris van de directie organisatie en personeel (O&P) bij het Ministerie van Infrastuur en Waterstaat! Als onze directiesecretaris geef jij leiding aan het team van de ondersteuning binnen onze directie en adviseer jij proactief het management team en de directeur. Samen met jouw team zorg je ervoor dat de organisatie zich kan richten op O&P-gerelateerde onderwerpen zoals organisatieontwikkeling en integriteit. Spreekt dit jou aan? Lees snel verder en solliciteer!

Hoe jij bijdraagt in je rol
Als secretaris maak je deel uit van het managementteam van de directie. Je bent de rechterhand van de directeur en de centrale schakel binnen de directie. Je zet je in voor een soepel besluitvormingsproces en geeft advies over verschillende onderwerpen die zowel binnen de directie spelen als de hele organisatie raken.

Je zorgt ervoor dat het proces van afstemmen en beslissen soepel verloopt. Dit doe je door het jaarplan van de directie op te stellen en de voortgang te bewaken. Ook houd je overzicht op en inzicht in de financiële situatie van de directie. Je bewaakt de uitvoering van beslissingen die in het managementteam (MT) zijn genomen. Dit doe je door het beheren van de agenda, het maken van notulen en het opvolgen van acties. Daarnaast zorg je voor duidelijke communicatie en goede informatievoorziening binnen en buiten de directie.

Je geeft het managementteam advies over besluiten, de uitvoering daarvan en de dienstverlening van de directie. Dit advies geef je zowel gevraagd als ongevraagd. Daarbij let je altijd op het doel en de reden achter de beslissingen. Je bereidt ook vergaderingen voor waar de directeur bij betrokken is of die de directeur zelf leidt. Dit doe je in samenwerking met de betrokken collega’s.

Als centraal aanspreekpunt werk je nauw samen met andere directiesecretarissen binnen de organisatie, zoals bij bedrijfsvoering, beleid en inspectie. Daarnaast neem je deel aan relevante overleggen en projecten.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Je haalt voldoening uit een rol waarin je overal bij betrokken bent en actief kunt bijdragen. Je onderscheidt snel hoofdzaken van bijzaken en geniet ervan om van veel onderwerpen iets te weten. Samen met het managementteam zorg je ervoor dat de directie optimaal kan ondersteunen, zodat we samen Nederland een stukje beter maken. Dit brede overzicht en jouw bijdrage aan het grotere geheel geeft jou energie!
Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!

Heb je nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Kimberly van Dijk - Opstal, Directeur UDAC O&P bij Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, vertelt je alle ins en outs van de functie. Je kunt haar telefonisch bereiken via 06-50078435. Zij staat je graag te woord!

• je hebt minimaal een afgeronde hbo-diploma in een relevante richting bedrijfskunde, economie, bestuurskunde of personeelswetenschappen
• je hebt aantoonbare werkervaring in de bedrijfsvoering en advisering
• je hebt aantoonbare affiniteit met de verschillende vakgebieden binnen de directie personeel en organisatie
• je kunt je schriftelijk en mondeling goed uitdrukken en beheerst de Nederlandse taal uitstekend
• je kent het beleid en de ambtelijke en politieke spelregels, verhoudingen en belangen

Je herkent je in de volgende eigenschappen:-

Je bent proactief, integer en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je hebt de durf om een gesprek te starten en te leiden. Ook kun je goed luisteren en zie je snel wat er speelt in je omgeving. Je kunt situaties goed analyseren, oplossingen bedenken en snel schakelen als het nodig is. Je bent een aanpakker die goed kan plannen en organiseren. Verder ben je sterk in het maken van verbinding met andere afdelingen. Kennis van de (Rijks)overheid en uitvoeringsorganisaties is een pre. Ook ben je creatief in het bedenken van oplossingen en geef je niet snel op.

• Salaris­niveau schaal 12
• Maand­salaris Min €4.691 – Max. €6.907 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra’s
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou
• het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.