Directiesecretaris en manager Ondersteuning

Word directiesecretaris van de directie Duurzame Leefomgeving en Circulaire Economie! Als onze directiesecretaris geef jij leiding aan het team van de ondersteuning binnen onze directie en adviseer jij proactief het MT en de directeur. Samen met jouw team zorg je ervoor dat de organisatie zich kan richten op haar doelen, zoals het creëren van een circulaire economie en een gezonde leefomgeving met schone lucht. Benieuwd hoe je dat gaat doen? Lees snel verder en solliciteer!

Hoe jij bijdraagt in je rol

Jij bent de strategische spin in het web van de directie, geeft leiding aan het ondersteuningsteam (ongeveer 15 fte) en bent onderdeel van het managementteam (MT).

Je werkzaamheden zijn veelzijdig. Je werkt operationeel mee, ondersteunt het MT, bent sparringpartner en adviseert over strategische onderwerpen die de bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling van de directie raken. Wanneer je knel- of verbeterpunten tegenkomt, adviseer je proactief de directeur met een gerichte oplossing.

Je geeft leiding aan het ondersteuningsteam (OT) dat bestaat uit managementassistenten, beleidsondersteuners en de financieel / inkoopmedewerkers. Zij werken aan de bedrijfsvoering voor de gehele directie; ter ondersteuning van taakvelden of directie-breed. Het coachen, aansturen en verder ontwikkelen van de individuele teamleden en het gehele team is een belangrijk onderdeel van deze functie. Samen bouwen jullie aan een betrouwbare en flexibele ondersteuning van de directie op alle aspecten van de bedrijfsvoering.

Binnen het Managementteam bereid je zelfstandig de MT vergadering voor. Je overziet het geheel van de ontwikkelingen op directieniveau, waardoor je het MT proactief kan adviseren en ondersteunen. Je zorgt voor de notulen, afspraken en actiepunten en zorgt voor de verdere afwikkeling.

Daarnaast maak jij onderdeel uit van het team van directiesecretarissen binnen de DG-kolom (Directoraat Generaal) onder leiding van de DG-secretaris. Hier komen directie-overstijgende zaken aan bod.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Als directiesecretaris en manager ben je zowel mens- als resultaatgericht en je hebt de toewijding om je aan deze afdeling en haar medewerkers te verbinden. Je stimuleert en creëert een fijne werkomgeving waarin medewerkers optimaal en met plezier kunnen functioneren. Dit geeft jou ook energie!

Voor je MT-collega’s en beleidscollega’s heb je een coördinerende en centrale rol in onze bedrijfsvoering en ben je een verbindingspunt tussen de organisatie en jouw team. Daarnaast heb je ook contact met andere collega's uit de andere directies van Directoraat-Generaal Milieu en Internationaal (DGMI).

Jouw sterke punten zijn: prioriteiten stellen, goed overzicht behouden en rust kunnen bewaren op hectische momenten. Je stelt altijd de vraag: wat is op dit moment belangrijk? Op basis van de vragen vanuit de bedrijfsvoering stel jij de prioriteiten vast.

Samen met jouw medewerkers streef je naar de optimale ondersteuning; eenduidig waar het moet, flexibel waar het kan. Van ‘zoals verwacht liep alles anders’, krijg jij energie. Bij jou kunnen je collega’s terecht.

Of wil je eerst wat meer weten over ons ministerie? Dat kan ook. Neem eens een kijkje achter de schermen en beluister onze podcast. Hierin nemen collega's je mee in hun ervaringen en de wereld van werken voor ons ministerie. Lees ook alvast meer over het Nationaal Programma Circulaire Economie 2023 - 2030.

Als je eerst nog wat meer wilt weten over de functie kun je contact opnemen met Marieke Spijkerboer, Directeur DLCE, via 06-15369413 of Sven Koopmans, directiesecretaris via 06 -24753327. Zij staan je graag te woord!

• je hebt minimaal een hbo-opleiding gevolgd in een relevante richting zoals bestuurskunde, rechten, bedrijfskunde of een andere verwante discipline
• je hebt aantoonbare relevante werkervaring in een soortgelijke rol als directiesecretaris of afdelingshoofd
• je hebt aantoonbare vaardigheid in het organisatorisch, procesmatig en vakinhoudelijk coördineren
• je hebt ervaring met beleidsmatige en bestuurlijke processen, maar ook inzicht in de werking van overheidsorganisaties en hun bedrijfsvoering
• je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands

Je herkent je in de volgende eigenschappen:-

Je neemt de regie, kijkt vooruit, anticipeert en signaleert inhoudelijke kansen om de bedrijfsvoering optimaal te ontwikkelen. Je hebt een sterk inlevingsvermogen en beschikt over organisatiebewustzijn, politiek-bestuurlijke sensitiviteit en coachende vaardigheden. Je werkt zelfstanding en beschikt over goede organisatievaardigheden, met het vermogen om verschillende processen en projecten tegelijkertijd te coördineren. Je bent bereid om te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten, afhankelijk van de behoeften van de directie. Je hebt overzicht, verbindt en stelt kaders.

Je vindt het leuk om te schakelen tussen de verschillende niveaus in de organisatie. Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en laat je niet gemakkelijk uit het veld slaan. Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, bent integer en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie. Je hebt het lef en het vermogen om de dialoog te faciliteren en collega’s te verbinden, zowel binnen de directie als daarbuiten.

• Salaris­niveau schaal 12
• Maand­salaris Min €4.691 – Max. €6.907 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
• Minimaal aantal uren per week 36
• Maximaal aantal uren per week 36

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra’s
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

• omdat wij objectief willen werven en selecteren is een motivatiebrief niet nodig, wij zijn geïnteresseerd in jou als persoon en ontdekken jouw kwaliteiten en competenties graag in jouw cv en in een gesprek
• bij het solliciteren vraagt onze website wel nog om een motivatiebrief. Deze brieven worden voor deze functie niet meegenomen of gelezen en je kunt daarom in plaats van een motivatiebrief nogmaals je cv uploaden
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• de gesprekken worden op 21 november gevoerd
• om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou
• het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.