Directiesecretaresse
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie |
Den Haag, 's-Gravenhage |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Driessen |
| Contactpersoon |
Driessen Helmond Flexcenter 06-16408998 |
Informatie
Als directiesecretaresse ontzorg je de directeur Systeemtoezicht, Beveiliging en Technologie (SBT) en voor bepaalde taken ook de drie afdelingshoofden. Je bent zowel hun aanspreekpunt als voor externen. Je bent verantwoordelijk voor hun secretariële en organisatorische ondersteuning.
Eigenlijk is geen dag hetzelfde, maar qua taken kun je denken aan:
- Intensief agendabeheer en het onderhouden van interne en externe contacten.
- Het organiseren van diverse soorten bijeenkomsten, van vergaderingen en teamoverleggen tot aan borrels, heidagen en diners, inclusief het regelen van accommodaties en catering en het meedenken over het programma.
- Het voorbereiden en opstellen van de agenda van overleggen, inclusief het verzamelen van stukken en de vastlegging van bepaalde overleggen.
- Meelezen van de inkomende en uitgaande e-mail van de directeur en het prioriteren hiervan, waarbij je goed in staat bent om de belangen van de directeur te signaleren. Je zoekt op het juiste moment afstemming met de directeur, het afdelingshoofd en betrokken collega's.
Je werkt 32-36 uur per week. Afhankelijk van de afspraken die je met de directeur maakt, sluit jouw aanwezigheid op kantoor aan op de aanwezigheid van de directeur die je ondersteunt. Je start op 1 oktober en de opdracht loopt tot en met 14 april 2025, met kans op verlenging.
Omschrijving
Als directiesecretaresse ontzorg je de directeur Systeemtoezicht, Beveiliging en Technologie (SBT) en voor bepaalde taken ook de drie afdelingshoofden. Je bent zowel hun aanspreekpunt als voor externen. Je bent verantwoordelijk voor hun secretariële en organisatorische ondersteuning.
Eigenlijk is geen dag hetzelfde, maar qua taken kun je denken aan:
- Intensief agendabeheer en het onderhouden van interne en externe contacten.
- Het organiseren van diverse soorten bijeenkomsten, van vergaderingen en teamoverleggen tot aan borrels, heidagen en diners, inclusief het regelen van accommodaties en catering en het meedenken over het programma.
- Het voorbereiden en opstellen van de agenda van overleggen, inclusief het verzamelen van stukken en de vastlegging van bepaalde overleggen.
- Meelezen van de inkomende en uitgaande e-mail van de directeur en het prioriteren hiervan, waarbij je goed in staat bent om de belangen van de directeur te signaleren. Je zoekt op het juiste moment afstemming met de directeur, het afdelingshoofd en betrokken collega's.
Je werkt 32-36 uur per week. Afhankelijk van de afspraken die je met de directeur maakt, sluit jouw aanwezigheid op kantoor aan op de aanwezigheid van de directeur die je ondersteunt. Je start op 1 oktober en de opdracht loopt tot en met 14 april 2025, met kans op verlenging.
Functie eisen
Jij bent een proactieve collega die snel ‘to the point' komt en weet wat nodig is om maximaal te ontzorgen. Je bent goed in het bepalen van urgentie en hebt oog voor de taken die hiermee in verband staan. Natuurlijk ben je integer en ga je discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. De organisatie is in ontwikkeling en jij vindt het leuk om mee te denken over hoe werkprocessen efficiënter ingericht kunnen worden. Er is veel ruimte voor eigen initiatief. Je werkt in deze functie zelfstandig en in teamverband. Samen met de andere collega's zorgen jullie voor een optimaal functionerend team Secretariaat.
Verder:
- Heb je mbo 4 werk- en denkniveau en bij voorkeur een relevante afgeronde opleiding.
- Heb je minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie zodat je snel inzetbaar bent.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal. Vanwege de internationale contacten is goede kennis van de Engelse taal een pluspunt.
- Kun je een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) inleveren.
