Coördinator Directie- en Managementsecretariaat
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Amsterdam |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | VBCI |
| Contactpersoon |
VBCI 06-18809184 |
Informatie
Standplaats: Amsterdam
Startdatum: 01-11-2024
Einddatum: 31-03-2025
Tijdelijk dienstverband: Ja
Uren per week: 36
Online sinds: 19-09-2024
Functie
Voor een non-profit organisatie in Amsterdam zoeken we een Coördinator Directie- en Managementsecretariaat.
De duur van de opdracht betreft 5 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 36 uur per week.
Bedrijfscultuur
De gemeente Amsterdam is als organisatie volop in ontwikkeling en streeft er elke dag naar om een risicobewuste organisatie te zijn, die effectief en resultaatgericht samenwerkt met partners in de keten. Het is een prachtige organisatie, met volop kansen en mogelijkheden voor mensen die hun nek durven uit te steken!
Functiebeschrijving
Het secretariaat ondersteunt de directeuren en het management van de afdeling Beleid&Kwaliteit en draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Maar er ligt veel werk en daardoor komt de vaste bezetting niet toe aan het ontwikkelen en implementeren van verbeteringen. Om deze reden is besloten om een coördinator aan te stellen die juist primair verantwoordelijk wordt voor een efficiënte en effectieve inrichting van alle secretariële processen.
Werkzaamheden
Je faciliteert in opdracht van het teammanagement de inhuur van extern personeel, administreert de afspraken met de mantel- en marktpartijen en bewaakt de termijnen voor verlenging en beëindiging.
Je levert de financieel adviseur informatie en gegevens over de (prognose van) externe inhuur om de relevante budgetten te kunnen ramen en bewaken. Je zorgt voor een helder en vloeiend in- en uitstroomproces van nieuwe medewerkers (m.u.v. het vakinhoudelijk inwerken). Je maakt werkwijzen en methoden binnen de directie efficiënt en effectief. Bewaakt daarbij de kwaliteit van het resultaat en neemt maatregelen ter verbetering. Je draagt zorg voor het beschrijven van relevante administratieve processen van de afdeling met de daarbij horende werkinstructies. En zorgt voor heldere afspraken met alle ‘gebruikers' van de diensten van het secretariaat.
Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan de teammanager Vakmanschap en Bedrijfsvoering. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf tenminste de besproken risico's per email. Je neemt verantwoordelijkheid om te zorgen dat de betrokkenen op elk niveau telkens tijdig en volledig zijn geïnformeerd.
Jouw profiel
- Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, dit blijkt uit een gevolgde opleiding op gebied van management;
- Je hebt een opleiding of training op gebied van projectmanagement afgerond;
- Je hebt een training gericht op inzicht in een bestuurlijke organisatie afgerond;
- Je hebt recente, aantoonbare (5 van de afgelopen 7 jaar) werkervaring als leidinggevende van een (directie-)secretariaat met meer dan drie medewerkers;
- Je hebt recente werkervaring (afgelopen 3 jaar) met iBabs;
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van vergaderingen op niveau directie in het Engels en Nederlands;
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als eindverantwoordelijke voor de diverse aspecten van de administratief/financiële en facilitaire zaken behorende bij de een secretariaat;
- Je bent minimaal 3 dagdelen fysiek aanwezig op het stadskantoor Amstel 1, bereid en in staat om ook naar andere locaties van de gemeente te reizen;
- Je beschikt bij voorkeur over goede kennis van de Engelse taal.
Verdiensten
Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 4.000,- en € 6.000,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.
Solliciteer direct
Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.
Reageren kan tot uiterlijk 30 september.
Omschrijving
Standplaats: Amsterdam
Startdatum: 01-11-2024
Einddatum: 31-03-2025
Tijdelijk dienstverband: Ja
Uren per week: 36
Online sinds: 19-09-2024
Functie
Voor een non-profit organisatie in Amsterdam zoeken we een Coördinator Directie- en Managementsecretariaat.
De duur van de opdracht betreft 5 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 36 uur per week.
Bedrijfscultuur
De gemeente Amsterdam is als organisatie volop in ontwikkeling en streeft er elke dag naar om een risicobewuste organisatie te zijn, die effectief en resultaatgericht samenwerkt met partners in de keten. Het is een prachtige organisatie, met volop kansen en mogelijkheden voor mensen die hun nek durven uit te steken!
Functiebeschrijving
Het secretariaat ondersteunt de directeuren en het management van de afdeling Beleid&Kwaliteit en draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Maar er ligt veel werk en daardoor komt de vaste bezetting niet toe aan het ontwikkelen en implementeren van verbeteringen. Om deze reden is besloten om een coördinator aan te stellen die juist primair verantwoordelijk wordt voor een efficiënte en effectieve inrichting van alle secretariële processen.
Werkzaamheden
Je faciliteert in opdracht van het teammanagement de inhuur van extern personeel, administreert de afspraken met de mantel- en marktpartijen en bewaakt de termijnen voor verlenging en beëindiging.
Je levert de financieel adviseur informatie en gegevens over de (prognose van) externe inhuur om de relevante budgetten te kunnen ramen en bewaken. Je zorgt voor een helder en vloeiend in- en uitstroomproces van nieuwe medewerkers (m.u.v. het vakinhoudelijk inwerken). Je maakt werkwijzen en methoden binnen de directie efficiënt en effectief. Bewaakt daarbij de kwaliteit van het resultaat en neemt maatregelen ter verbetering. Je draagt zorg voor het beschrijven van relevante administratieve processen van de afdeling met de daarbij horende werkinstructies. En zorgt voor heldere afspraken met alle ‘gebruikers' van de diensten van het secretariaat.
Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan de teammanager Vakmanschap en Bedrijfsvoering. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf tenminste de besproken risico's per email. Je neemt verantwoordelijkheid om te zorgen dat de betrokkenen op elk niveau telkens tijdig en volledig zijn geïnformeerd.
Jouw profiel
- Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, dit blijkt uit een gevolgde opleiding op gebied van management;
- Je hebt een opleiding of training op gebied van projectmanagement afgerond;
- Je hebt een training gericht op inzicht in een bestuurlijke organisatie afgerond;
- Je hebt recente, aantoonbare (5 van de afgelopen 7 jaar) werkervaring als leidinggevende van een (directie-)secretariaat met meer dan drie medewerkers;
- Je hebt recente werkervaring (afgelopen 3 jaar) met iBabs;
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van vergaderingen op niveau directie in het Engels en Nederlands;
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als eindverantwoordelijke voor de diverse aspecten van de administratief/financiële en facilitaire zaken behorende bij de een secretariaat;
- Je bent minimaal 3 dagdelen fysiek aanwezig op het stadskantoor Amstel 1, bereid en in staat om ook naar andere locaties van de gemeente te reizen;
- Je beschikt bij voorkeur over goede kennis van de Engelse taal.
Verdiensten
Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 4.000,- en € 6.000,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.
Solliciteer direct
Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.
Reageren kan tot uiterlijk 30 september.
Functie eisen
- Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, dit blijkt uit een gevolgde opleiding op gebied van management;
- Je hebt een opleiding of training op gebied van projectmanagement afgerond;
- Je hebt een training gericht op inzicht in een bestuurlijke organisatie afgerond;
- Je hebt recente, aantoonbare (5 van de afgelopen 7 jaar) werkervaring als leidinggevende van een (directie-)secretariaat met meer dan drie medewerkers;
- Je hebt recente werkervaring (afgelopen 3 jaar) met iBabs;
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van vergaderingen op niveau directie in het Engels en Nederlands;
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als eindverantwoordelijke voor de diverse aspecten van de administratief/financiële en facilitaire zaken behorende bij de een secretariaat;
- Je bent minimaal 3 dagdelen fysiek aanwezig op het stadskantoor Amstel 1, bereid en in staat om ook naar andere locaties van de gemeente te reizen;
- Je beschikt bij voorkeur over goede kennis van de Engelse taal.
