Bestuurssecretaresse

Standplaats: Bilthoven

Startdatum: 03-10-2024

Einddatum: 31-12-2024

Tijdelijk dienstverband: Ja

Uren per week: 24-32

Online sinds: 20-09-2024

Functie

Voor een non-profit organisatie in Bilthoven zoeken we een Bestuurssecretaresse.

De duur van de opdracht betreft 3 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 24-32 uur per week.

Bedrijfscultuur

Onze ongeveer 240 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Functiebeschrijving

Eén van onze collega's maakt in oktober een mooie reis en een andere collega mag verhuizen naar haar nieuwe huis. Daarnaast nemen wij afscheid van onze burgemeester en hopen wij medio oktober een waarnemend burgemeester te verwelkomen. Wij hebben ruimte voor een nieuwe collega en daarvoor staat nu een vacature uit. Om al onze taken een plekje te geven en de tijd te overbruggen naar de komst van onze nieuwe collega zijn wij op zoek naar een tijdelijke invulling door een ervaren professional in bestuursondersteuning.

Wat ga je doen?

Samen met je collega bestuurssecretaresses zorg je ervoor dat de agenda's van onze wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen.

Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team en met de vakinhoudelijke teams in de organisatie.

Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je vergaderstukken klaar, ontvang je bezoek, regel je facilitaire zaken en ga je, waar nodig, mee met de wethouder bij uitreikingen of bijvoorbeeld bezoekjes aan 60+-huwelijken en 100+-jarigen. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

Jouw profiel

Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk, ook naar je collega's toe, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denk proactief mee en vooruit. Ook op de inhoud en in de breedte en de diepte. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden.

- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal MBO+ niveau in de richting van directie- en/of managementondersteuning;

- Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie;

- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur;

- Je bent uiterlijk beschikbaar per 3 oktober 2024 voor minimaal 24 uur per week.

Verdiensten

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.500,- en € 4.500,- (o.b.v. 36 uur), of en max. uurtarief van € 60,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.

Solliciteer direct

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

Reageren kan tot uiterlijk 25 september.