Bestuursassistent

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Bestuursassistent voor 32 tot 36 uur per week.

Korte beschrijving speelveld

Als bestuursassistent kom je te werken bij de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier teams (Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten) die met elkaar het college van B&W ondersteunen en adviseren. De afdeling werkt letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van het Stadskantoor. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten.

Vanwege de urgentie dat er zo snel mogelijk een bestuursassistent start in dit team wordt deze tender uitgezet tot woensdag 25 september.

Je taken zijn:

Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

• een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van de bestuurder;
• de zeer complexe agenda programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;
• op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team;
• de workload bewaakt en grip houdt op de agenda;
• op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen;
• Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.);
• overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
• ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
  
  Jij bent/hebt:
• Relevante werkervaring op hbo niveau, minimaal een mbo opleiding afgerond;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris, algemeen directeur;
• Ervaring binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 of 100.000+ gemeente.
• Interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, politieke sensitiviteit;
• Bij voorkeur heb je kennis van de stad/regio Utrecht;
• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Office 365, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza);
• Overzicht in een complexe setting en weet de juiste prioriteiten te stellen;
• In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen;
• Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld met een flinke dosis humor.
  
  Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.