Afdelingssecretaris

Voor de Gemeente Amsterdam is FlexIntens op zoek naar een Afdelingssecretaris voor 32 tot 36 uur per week.

Opdrachtomschrijving Als afdelingssecretaris ben jij de raadgever en steunpilaar voor het afdelingshoofd en (voor een aantal nader af te spreken onderwerpen) voor de teamleiders van de afdelingen Ruimtelijk Ontwerp, Gebieden en Expertise. Je geeft het afdelingshoofd gevraagd en ongevraagd advies over strategische en tactische opgaven voor de afdelingen.

Als een spin in het web, zorg je ervoor dat de afdelingen hun taak zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. Als geen ander herken jij de (politiek) gevoeligheden, risico's en kansen en ga je hier op een georganiseerde, maar ook bestuurlijksensitieve en oplossingsgerichte manier mee om. Vanuit jouw kennis en kunde ga jij actief aan de slag om de afdelingen zo effectief mogelijk te ondersteunen. Je coördineert administratieve taken op afdelingsniveau.

Jij kunt je snel verdiepen in de organisatie, zorgt voor een solide intern netwerk en je weet vraagstukken om te zetten in praktische en (strategische) oplossingen. Je betrekt het interne netwerk bij deze vraagstukken, houdt toezicht op de uitvoering en zorgt op doortastende wijze dat alles binnen de gestelde deadlines wordt opgepakt. De aard van de vraagstukken varieert van operationeel tot strategisch, met de focus op de wekelijkse dynamiek in de afdelingen. De secretaris vervult een spilfunctie in de diversiteit aan issues en opgaven die spelen, adviseert het afdelingshoofd over aanpak daarvan en neemt hier actie in.

Jouw rol is dynamisch en draait om het coördineren en sturen van initiatieven die voortkomen vanuit het afdelingshoofd. Je slaat de brug tussen de behoeften van het MT R&D en de praktische uitwerking hiervan in de afdelingen en je informeert het afdelingshoofd over de zaken die spelen binnen de afdelingen. Hiërarchisch val je onder teamleider Strategische Bestuurlijke Advisering (SBA); een team waarin een aantal adviesfuncties gebundeld zijn. Functioneel val je onder het afdelingshoofd. Om jouw opdracht in goede banen te leiden, werk je nauw samen met de directieadviseur, directiesecretaris en de andere afdelingssecretarissen.  

Werkzaamheden

• Je pakt samen met collega's de zaken op die via de directeur, programma, bestuur, MT, stedelijk directeur of andere directies binnen de afdelingen moeten worden uitgezet en voor het afdelingshoofd en het MT van R&D relevant zijn. Met deze kennis stel je de (termijn)agenda van het afdelingsoverleg op en werkt deze bij. Je informeert het afdelingshoofd over de zaken die spelen binnen de afdelingen;
• Je vervult de secretarisrol van het wekelijks afdelingsoverleg. Je signaleert welke onderwerpen moeten doorvloeien naar het MT R&D. Je houdt afspraken bij en jaagt deadlines na;
• Je stuurt de organisatie van afdelingsbrede bijeenkomsten aan en je adviseert en ondersteunt bij het onderhouden van een gedeelde “afdelingsspirit” in afdelingen die over een tiental locaties verspreid zijn;
• Je bent de vraagbaak en adviseur van het afdelingshoofd en daarom het eerste aanspreekpunt; ook zorg je voor de juiste follow-up;
• Je beheert en coördineert de afspraken die het afdelingshoofd maakt met de directeur en met mede MT-leden. Je ondersteunt het afdelingshoofd in de naleving van die afspraken;
• Je houdt in samenwerking met de directieadviseur, directiesecretaris en andere medewerkers bij welke organisatorische ontwikkelingen effect hebben op de organisatie en vertaalt deze naar de afdelingen;
• Je hebt nauw contact met de afdeling Bedrijfsvoering en weet daarom welke ontwikkelingen op de afdelingen afkomen en weet de uitvragen die op de afdelingen afkomen te stroomlijnen;
•  Je monitort de afdelingsbrede bedrijfsresultaten en adviseert daarover;
• Je vertaalt onderwerpen naar aandachtspunten per team of opdrachtgever i.s.m. projectcontrol en financiën en je ondersteunt het afdelingshoofd en de teamleiders met de voorbereiding van bila's;
• Je ondersteunt teamleiders bij (opschalen van) haperende bedrijfsvoering issues;
• Je bent spil in het issuemanagement van de afdelingen. Dat betekent dat je de poortwachter bent voor vragen en nieuwe opgaven/onderwerpen aan de afdelingen en de eerste schakel bent met opdrachtgevers van teamoverstijgende/afdelingsbrede opgaven en issues. Daarnaast pak je teamoverstijgende organisatievraagstukken op;
• Je ondersteunt het afdelingshoofd in het sturen op “kritisch opdrachtnemerschap” door de afdelingen om een consistente en herkenbare kwaliteit van afdelingsproducten te helpen realiseren;
• Je ziet er op toe dat kennisuitwisseling en vakontwikkeling van de verschillende onderwerpen binnen de afdelingen plaatsvindt.

Gemeentelijke organisatie De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/. De opdrachtgever(s) De gemeente Amsterdam is een beleidsorganisatie, die kaders vaststelt en wetgeving voorbereidt. Er wordt gewerkt in opdracht van de besturen en op basis van het afgesproken meerjarenkader en te verrichten wettelijke taken. De directie Ruimte & Duurzaamheid heeft een dienstverlenende rol ten opzichte van andere directies en adviseert over ruimtelijke en duurzame componenten. In de afdeling Strategische Bestuurlijke Advisering wordt voornamelijk facilitair gewerkt, in opdracht van andere directies of stadsdelen. Deze opdrachten betreffen onder meer stedenbouwkundige planvorming, advisering op (bouw)initiatieven, ontwerp van openbare ruimte, wijzigingsplannen Omgevingsplan, Verkeerskundig advies en verkeersregelinstallaties.

Ruimtelijke en duurzame initiatieven worden gerealiseerd van bewoners, ondernemers, ontwikkelaars, corporaties en andere stakeholders. Een hoge mate van politieke sensitiviteit is onontbeerlijk samen met een sterk verbindend vermogen om effectief te opereren in een complex netwerk van stakeholders binnen de lijnorganisatie.

De gezamenlijk aangestuurde afdelingen Ruimtelijk Ontwerp, Expertise en Gebieden geven vorm aan de groei van Amsterdam vanuit de verbinding van ruimtelijk vakmanschap, lokale gebiedskennis en stedelijke kaders. Belangrijke activiteiten binnen dit geheel zijn:

• (Her)inrichten van openbare ruimte en verkeerskundig ontwerp;
• Integraal adviseren over (bouw)ontwikkelingen en transformatieprojecten;
• Opstellen en begeleiden van wijzigingsplannen Omgevingsplan;Leveren van vakexpertises en ontwerpstandaarden;
• Alle (plan)producten voor gebiedsontwikkeling, bouwplanontwikkeling, (her)inrichting openbare ruimte en verkeersregelinstallaties.

Je valt onder het stafteam Strategische Bestuurlijke Advisering (SBA); dat is je thuis in de organisatie. De inhoud van je werk spreek je af met het afdelingshoofd dat de gezamenlijke afdelingen aanstuurt.