Administratief medewerker

Ben jij gek op administratie en krijg je energie van een goed georganiseerd systeem? Dan hebben we de perfecte baan voor jou! Bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) in Den Haag zoeken we een enthousiaste medewerker administratie die een bijdrage gaat leveren aan de verdere ontwikkeling van het Team Ondersteuning en Serviceverlening (OenS).

Hoe jij bijdraagt in je rol

Het team OenS houdt zich bezig met diverse onderwerpen, waardoor er veel afwisseling zit in deze functie. Voor deze rol zijn we op zoek naar een enthousiaste collega, die nauw samenwerkt met de teamleider en tegelijkertijd een coördinerende rol voor medewerkers van het team OenS vervult.

Jij signaleert problemen en hebt het vermogen om oplossingen aan te dragen en je monitort de dagelijkse werkzaamheden.

Verder bestaan jouw werkzaamheden uit:

• inhoudelijk afstemmen en adviseren over beheer, processen en werkwijzen bij de administratie van het team
• het onderhouden van interne (ILT) en externe contacten (leveranciers) op operationeel gebied van OenS
• controle op het proces- en kwaliteitsbewaking van de producten en diensten
• signaleren problemen en het vermogen om oplossingen aan te dragen
• beheer van de werkinstructies
• verwerken van aanvragen en beheren van: arbeidsmiddelen, luchthavenpassen, vrijstelling RVV-1990, toezichthouderspassen
• verwerken van facturen
• maken van diverse rapportages via verschillende systemen, waaronder de Self Service Portal

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Als coördinator ben jij het centrale aanspreekpunt binnen de ILT, waar iedereen terecht kan. Jij haalt energie uit samenwerken en het helpen van anderen. Proactief als je bent, kom je zelf met oplossingen en signaleer je wanneer er mogelijkheden zijn om verbeteringen door te voeren. Je bent in staat om duidelijk je grenzen aan te geven en je zorgt voor een goede verbinding met je ILT-collega’s.

Tot slot vind jij het leuk om extra taken op te pakken die niet in je takenpakket vallen. Jij springt in waar nodig is en die flexibele rol geeft jou voldoening.

Meer weten?

Is jouw interesse gewekt, maar heb je toch nog wat vragen? Neem dan contact met ons op! Jolanda Schokkenbroek, teamleider Ondersteuning en Serviceverlening, vertelt je graag alle ins en outs van de functie. Je kunt haar telefonisch bereiken via 06-52595140.

• je hebt minimaal een mbo niveau 4 opleiding
• je hebt ervaring met dienstverlening
• je zoekt de samenwerking op en stemt daarbij het eigen werk af op anderen
• je kunt precies en zorgvuldig werken
• je bent klantgericht en je onderzoekt de wensen van de klant

Je herkent je in de volgende eigenschappen:

Je bent flexibel ingesteld en springt bij waar nodig. Wanneer de teamleider afwezig is, ben je indien nodig het aanspreekpunt voor het team. Daarnaast pak je proactief andere werkzaamheden op. Vanzelfsprekend ben je integer in deze rol, want je hebt namelijk te maken met gevoelige informatie. Je signaleert zaken die opvallen in het systeem en houdt toezicht op de gemaakte afspraken. Daarnaast ben je ambitieus en werk jij graag actief aan eigen ontwikkeling.

• Salaris­niveau schaal 8
• Maand­salaris Min €3.246 – Max. €4.340 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Hybride werken
Hybride werken is het uitgangspunt bij de ILT. Een goede balans voor jou tussen thuiswerken en op een locatie werken vinden wij belangrijk. Waar je werkt is afhankelijk van het soort werk, het teambelang en je eigen voorkeur. Voor thuiswerken kun je gebruikmaken van de thuiswerkvergoeding en voorzieningen voor het ergonomisch inrichten van je thuiswerkplek.

Interessante extra’s
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

• de standplaats is Den Haag, maar je kan ook werkzaam zijn vanaf de locaties Utrecht, Amsterdam en Zwijndrecht. Dit is altijd in afstemming met je leidinggevende
• de gesprekken vinden plaats in de eerste week van februari
• houd er rekening mee dat wij de vacature eerder kunnen sluiten als er voldoende reacties binnen gekomen zijn
• om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uit maken van het sollicitatieproces. Een (online) voorselectietest, een assessment, het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces